Kanban là gì? Phương pháp Kanban hiệu quả | Ví dụ

Kanban là phương pháp quản lý sản xuất giúp nâng cao hiệu quả kinh tế, góp phần củng cố và nâng cao vị thế doanh nghiệp trên thị trường. Vậy Kanban là gì? Có nguồn gốc từ đầu? Chúng ta sẽ cùng nhau giải đáp và khám phá thông qua bài viết bên dưới đây nhé!

Kanban là gì? Nguồn gốc của Kanban 

Kanban là thuật ngữ xuất pháp từ Nhật Bản, được ghép bởi từ “Kan” (thị giác) và “ban” (thẻ). Kanban được hiểu là “bảng thông tin” hay phương pháp Kanban. 

Kanban là phương pháp sử dụng các tín hiệu trực quan để nhắc nhở các hành động cần thiết nhằm duy trì dòng chảy quy trình. Từ đó, đáp ứng đủ số lượng hàng hóa được cung ứng ra thị trường theo tiêu chuẩn Just In Time. 

Phương pháp Kanban xuất hiện và được sử dụng lần đầu tiên vào năm 1958 do ông M.Ohno (nhân viên của Toyota Motor Company) phát triển để cải tiến quy trình sản xuất. Thay vì phải sản xuất với số lượng lớn rồi mới chào bán trên thị trường, Kanban giúp con người sản xuất số lượng hàng hóa vừa đủ đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. 

Có thể coi Kanban như hệ thống tín hiệu và phản hồi. Trong một xưởng sản xuất, bước làm việc thứ N chỉ thực hiện khi được chỗ làm việc thứ N + 1 yêu cầu. Tương tự, vị trí này chỉ sản xuất khi nhận được yêu cầu là chỗ làm việc N + 2…. Cho đến vị trí làm việc cuối cùng cũng chỉ làm việc khi thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. 

Kanban cần có một hệ thống truyền thông tin nhanh từ hạ nguồn (chỗ làm việc cuối cùng) về thượng nguồn (chỗ làm việc đầu tiên). Dòng thông tin của Kanban sẽ đi ngược với dòng vật chất và nó là tín hiệu để bắt đầu dòng vật chất theo những thông tin mà Kanban quy định.

Bài viết tham khảo: Donation là gì? Ý nghĩa của việc “donation” là gì?

Phân loại Kanban

Phương pháp Kanban được chia thành các loại sau: 

• Kanban vận chuyển: Dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển sản phẩm gì cho công đoạn sau. 
• Kanban sản xuất: Dùng để thông báo cho dây chuyền sản xuất cần phải sản xuất số lượng sản phẩm là bao nhiêu để bù vào vào lượng hàng đã giao đi. 
• Kanban cung ứng: Thông báo cho nhà cung cấp biết được cần phải giao hàng đi. 
• Kanban tạm thời: Được phát hành có thời hạn trong những trường hợp hàng hóa bị thiếu. 
• Kanban tín hiệu: Thông báo kế hoạch cho những công đoạn sản xuất theo lô.

Nguyên tắc khi sử dụng Kanban là gì?

• Quá trình sau chỉ lấy đi các sản phẩm cần thiết của quy trình trước với số lượng cần thiết ở thời điểm cần thiết. 
• Mỗi quy trình sẽ sản xuất theo số lượng và trình tự của các yêu cầu đến. 
• Số lượng sản phẩm được sản xuất sẽ bằng với số lượng hàng đã được lấy đi. 
• Những sản phẩm, hàng bị lỗi sẽ không được chuyển đến quá trình sau. 
• Tối thiểu số lượng Kanban.
• Không có bất kỳ mặt hàng nào được thực hiện hoặc vận chuyển khi không có yêu cầu. 
• Số lượng các sản phẩm thực tế đóng trong hộp hoặc được đóng gói phải bằng với số lượng ghi trên Kanban.

Kanban là phương pháp quản lý các công đoạn sản xuất bằng việc truyền đạt thông tin và các phiếu liên lạc giữa các công đoạn. Trong dây chuyền sản xuất sẽ không có các chi tiết thừa hoặc thiết, cũng không có sản phẩm tồn kho. 

Đúng vào giờ a, các chi tiết sẽ được lắp ráp trên dây chuyển đến công đoạn A. Ngay tại thời điểm linh kiện đến công đoạn A thì các bộ phận bên ngoài phải đưa hàng vào đúng thời gian và dây chuyền công đoạn đó với số lượng vừa đủ, không thừa cũng không thiết. Khi đến các công đoạn B, C, D,… cũng như vậy cho đến khi hoàn thiện sản phẩm. 

Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được mang đi giao ngay lập tức, không có sản phẩm tồn khi trong bãi sản xuất. 

Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban là gì?

Ưu điểm của mô hình Kanban

• Xác định cụ thể quy trình sản xuất, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các công đoạn. 
• Tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí, giảm thiểu số lượng hàng tồn kho. 
• Giải quyết vấn đề tồn đọng trong quá trình sản xuất, tận dụng tối đa công suất làm việc, giảm bớt các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. 
• Cập nhật xu hướng, cung cấp số lượng hàng hóa theo đúng yêu cầu của khách hàng. Đồng thời giúp giảm tải được lượng hàng cần thiết nếu như cải tiến sản phẩm mới. 

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp A đang bán mẫu sản phẩm B, nhưng mẫu B hiện đang lỗi thời và không còn được nhiều khách hàng yêu thích nữa. Lúc này, nếu như doanh nghiệp A sử dụng phương pháp sản xuất Kanban thì sẽ đẩy nhanh được vòng đời sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu của thị trường. 

Nhược điểm của Kanban là gì?

• Đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống cơ sở hạ tầng tốt. 
• Dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp đòi hỏi phải có hệ thống nhân viên có trình độ kiến thức cao và tính kỷ luật tốt. Bởi chỉ cần một nhân viên của bộ phận vệ tinh vô kỷ luật thôi cũng có thể khiến toàn bộ quy trình sản xuất phải ngưng hoạt động. 
• Đòi hỏi chế độ bảo mật kỹ thuật nghiêm ngặt đối với bộ phận vệ tinh, nếu không sẽ rất dễ bị lộ ra ngoài, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 

Ví dụ về Kanban trong sản xuất

Ví dụ 1: Sử dụng các thùng và thẻ Kanban 

Ví dụ, chúng ta có một chiếc thùng A đặt trên sàn nhà máy chứa các vật tư để sản xuất ra sản phẩm. Một thùng B nằm sẵn trong kho để cung cấp vật tư cho thùng A. Và mỗi thùng sẽ có một thẻ Kanban riêng. Khi thùng vật tư trong nhà máy dùng hết và trở thành thùng rỗng, thùng A và thẻ Kanban này sẽ được di chuyển đến kho. Lúc này, thùng A sẽ được bổ sung đủ các vật từ (được lấy từ thùng B) theo thông tin được ghi trên thẻ Kanban của thùng A.

Sau khi chuyển hết hàng sang thùng A, thùng B có thể rỗng hoặc không đủ số lượng như ban đầu. Khi đó, thẻ Kanban của thùng B sẽ gửi yêu cầu đến nhà cung cấp để bổ sung vật tư. 

Từ đó, nó tạo thành một vòng lặp khép kín, giúp lượng vật tư được di chuyển liên tục, sản xuất không bị gián đoạn. Đồng thời, cũng tránh tình trạng tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho. 

Thực tế, quy trình sản xuất sẽ phức tạp hơn, chúng ta sẽ phải sử dụng nhiều loại thẻ hơn để có thể di chuyển từ máy này sang máy khác hay từ bộ phận này sang bộ phận khác. Số lượng thùng và thẻ Kanban là bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào số điểm mà bạn muốn kiểm soát trong quy trình. 

Ví dụ 2: Sử dụng các tín hiệu Kanban để kiểm soát quy trình sản xuất

Hãy hình dung đến quy trình sản xuất nước đóng chai. Dây chuyền này đòi hỏi phải có một nguồn cung liên tục các chai nhựa. Vậy cách tạo tín hiệu Kanban như thế nào?

Thông thường, người ta sẽ đặt Kanban ở thùng chứa chai, dùng một đường đỏ dày để đánh dấu điểm nửa thùng. Khi số lượng chai trong thùng giảm xuống, thấp hơn so với đường màu đỏ sẽ là tín hiệu để người phụ trách bổ sung thêm chai vào thùng, giúp dây chuyền hoạt động liên tục. 

Ví dụ 3: Ví dụ của Kanban trong lĩnh vực phi sản xuất?

Đã bao giờ bạn nghĩ một siêu thị với diện tích rộng, lượng hàng “siêu khủng” như vậy thì làm sao người ta có thể biết được mặt hàng nào gần hết để xếp thêm hàng lên kệ nhỉ? 

Thực tế, phương pháp Kanban cũng được ứng dụng vào hoạt động này đấy! Khi một sản phẩm được quét mãi tại quầy thanh toán, thông tin sẽ được lưu trữ và gửi đến hệ thống quản lý kệ hàng. Khi số lượng hàng trên kệ gần hết, một tín hiệu Kanban sẽ báo cho nhân viên phụ trách bổ sung thêm mặt hàng đó lên kệ. 

Tương tự như vậy, nếu một sản phẩm dự phòng trong kho gần hết. Tín hiệu Kanban sẽ thông báo cho người phụ trách để liên hệ với nhà cung cấp, nhập thêm hàng. 

Kanban Board là gì? 

Bảng Kanban là phương pháp giúp quản lý công việc dễ dàng, tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tránh tình trạng xử lý quá nhiều công việc chồng chéo lên nhau. 

Dưới đây là cách tạo bảng Kanban giúp bạn có thể quản lý công việc của mình một cách dễ dàng: 

Bước 1: Chuẩn bị một bảng gồm có 3 cột và các bút có nhiều màu sắc khác nhau. 

Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng, bạn sẽ ghi rõ những công việc cần làm “To do list”. Bạn có thể lựa chọn những màu sắc khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau theo thứ tự ưu tiên, ví dụ như: Màu đỏ dành cho những công việc khẩn cấp, phải làm ngay lập tức; màu vàng dành cho những công việc ưu tiên thứ 2 và màu xanh dành cho những công việc bình thường. 

Bước 3: Đến cột thứ 2, bạn sẽ ghi rõ những công việc đang làm trong thời điểm hiện tại “Doing/ In Progress”.

Bước 4: Với cột thứ 3, bạn sẽ note những công việc đã hoàn thành “Done”. Bạn sẽ chuyển những nhiệm vụ làm xong từ cột thứ 2 sang cột 3 rồi tiếp tục lặp lại các bước 2, bước 3 và bước 4. 

Sau khi đã liệt kê tất cả các công việc và sắp xếp vào từng cột tương ứng, bạn nên kiểm tra lại xem mọi thông tin như vậy đã được chưa? Có cần thêm hay bớt gì không?

Nhất là cột “Doing”, nếu như nó quá nhiều thì bạn có thể dời bớt một số công việc chưa thực sự cần gấp sang cột “To do” để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ, mỗi một thời điểm, chúng ta chỉ nên thực hiện 1 – 2 công việc cùng lúc thôi để đạt được hiệu quả tốt nhất nhé!

Sau khi hoàn thành, hãy bắt tay vào và thực hiện thôi nào!

Bài viết tham khảo: [Hướng dẫn] cách viết bản kiểm điểm các nhân đúng chuẩn

Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các bạn có thêm thông tin giải đáp thắc mắc Kanban là gì. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi thắc mắc gì liên quan đến phương pháp này, hãy để lại câu hỏi bên dưới bài viết, mình sẽ giải đáp giúp bạn!