SOW là gì? Vai trò và các bước làm SOW hiệu quả

SOW là một tài liệu quan trọng, có vai trò quyết định đến sự thành công của dự án. Vậy SOW là gì? SOW gồm những nội dung gì? Làm thế nào để triển khai SOW hiệu quả? Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, mời bạn đọc tham khảo bài viết này của supperclean.vn nhé!

SOW là gì?

SOW là cách viết tắt của cụm từ “statement of work”; được hiểu là báo cáo công việc, bảng trình tự công việc. Đây là bảng tài liệu dùng để mô tả, kê khai những công việc cần làm của dự án trong thỏa thuận của hai bên. 

SOW là một phần quan trọng trong hợp đồng trước khi bắt đầu công việc. SOW được đưa ra theo hướng đi từ tổng quát cho đến chi tiết. Chúng có thể được điều chỉnh tùy theo thời gian, tình hình và thay đổi trong thực tế. 

SOW được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như marketing, dịch vụ tài chính, sản xuất, công nghệ thông tin, hàng không vũ trụ,…. 

SOW trong marketing là gì?

Trong lĩnh vực marketing, SOW là tập hợp các công việc cụ thể để triển khai một chiến dịch quảng cáo – tiếp thị. Nó sẽ ghi chép toàn bộ công việc, tiến trình thực hiện, thời gian thực hiện,…. mang lại hiệu quả tiếp thị tốt nhất, tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.

SOW là gì? – Gồm có những nội dung gì?

Một bản SOW hoàn thiện và mang lại hiệu quả tốt nhất cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau: 

Project information: Thông tin dự án

Đưa ra tên và các thông tin quan trọng về dự án. 

Project Objectives: Mục tiêu của dự án

Nội dung này cần được đề cập trong SOW để hai bên nắm rõ mục tiêu, kết quả mình cần phải đạt được. Đồng thời cũng giúp định hướng hành động, tránh các sai phạm hoặc chệch hướng khỏi mục tiêu. 

Scope of work: Phạm vi công việc

Liệt kê các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án tốt nhất. Phạm vi công việc sẽ miêu tả chi tiết trách nhiệm, nhiệm vụ và thời gian thực hiện từng công việc. Các thông tin về tài nguyên sử dụng, thời gian hoàn thành dự án, các ràng buộc,… cũng cần được chỉ ra trong SOW. 

Schedule/Timeline: Lịch trình/ thời gian

Lịch trình cụ thể diễn ra công việc cần được trình bày khoa học và rõ ràng. Đặc biệt, cần chỉ ra các cột mốc quan trọng trong từng giai đoạn để đảm bảo đúng tiến độ cũng như thuận tiện cho quá trình kiểm tra, theo dõi sát sao hơn. 

Task: Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân

Task SOW là gì? Đó là việc phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận hoặc cá nhân tham gia dự án. Nên phân chia dựa trên năng lực và điểm mạnh của từng người để nhanh chóng hoàn thành công việc và cho kết quả tối ưu nhất. 

Expected outcomes: Kết quả mong đợi

Đưa ra kết quả có thể đạt được sau khi hoàn thành để khách hàng có cái nhìn tổng quát và đánh giá sơ bộ. 

Payment: Thông tin thanh toán

Đưa ra con số dự kiến về chi phí thực hiện. Đồng thời, cần ghi rõ thông tin thanh toán, cách thức thanh toán để đảm bảo các khoản phí được thanh toán đúng hạn, không gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc. 

Terms & conditions, requirements: Một số điều khoản và yêu cầu

Hai bên cần đưa ra các điều khoản, điều kiện và yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu để có thể làm việc lâu dài. Đồng thời, tránh phát sinh các sự cố không mong muốn xảy ra trong quá trình làm việc. 

Ví dụ minh họa về SOW

Để hiểu hơn về SOW là gì, chúng ta cùng tham khảo ví dụ dưới đây: 

Dự án: Xây dựng nhà ở

– Thông tin dự án: 

• Tên dự án: Xây dựng nhà phố
• Địa chỉ: Số 12, đường…, thành phố Hà Nội
• Tên khách hàng: Anh Nguyễn Văn A

– Phạm vi công việc: 

• Xây dựng ngôi nhà gồm 1 tầng trệt + 2 tầng
• Diện tích đất: 120m2
• Diện tích xây nhà: 70m2
• Công việc: Lắp đặt cơ sở hạ tầng, hệ thống điện nước, ống thoát nước, hoàn thiện nội thất, sơn ngoại thất,… 

– Lịch trình: 

• Thời gian hoàn thành dự kiến: 6 tháng, tính từ ngày khởi công. 
• Lịch trình: Khảo sát và thiết kế (Tháng 1 – 2); thi công móng + xây dựng kết cấu (tháng 3 – 4); hoàn thiện nội thất + sơn ngoại thất (tháng 5 – 6)

– Nhiệm vụ, kết quả: 

• Cung cấp kỹ sư xây dựng, đội ngũ công nhân và các chuyên gia liên quan nhằm đảm bảo chất lượng và độ an toàn tốt nhất cho công trình. 

– Thanh toán: 

• Tổng chi phí dự kiến: ….
• Hình thức thanh toán: Thanh toán theo từng giai đoạn (nêu rõ thời gian thanh toán và số tiền thanh toán theo từng giai đoạn)

– Một số điều khoản, yêu cầu liên quan:

• Đảm bảo vật liệu xây dựng đạt chất lượng theo yêu cầu. 
• Quản lý chất thải và có biện pháp bảo vệ môi trường trong suốt quá trình thi công
• Tuân thủ quy định về xây dựng do pháp luật đề ra
• Bảo hành sau khi hoàn thiện dự án (nêu rõ thời gian bảo hành, cách thức bảo hành,….)

Vai trò của SOW là gì?

SOW là tài liệu có vai trò quan trọng đối với dự án. Cụ thể như sau: 

• Xác định rõ phạm vi công việc: SOW phác thảo phạm vi công thực cần được thực hiện, mục tiêu dự án,…; tránh sai lệch khi thực hiện, đảm bảo hoạt động đúng phạm vi triển khai. 
• Xác định nhiệm vụ và vai trò của các bên liên quan: SOW giúp các bên tham gia dự án nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Từ đó, giúp hạn chế xung đột và đùn đẩy trách nhiệm khi không may gặp sự cố. 
• Quy định nguồn lực và yêu cầu kỹ thuật: SOW đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng nguồn lực để mang lại kết quả tốt nhất, bảo vệ quyền lợi và lợi ích cho các bên liên quan.
• Đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ: SOW cung cấp lịch trình, thời gian dự kiến cho từng công việc. Chúng tạo ra một kế hoạch làm việc cụ thể và đảm bảo công việc hoàn thành theo đúng thời gian dự kiến. 
• Ngoài ra, SOW còn cung cấp cơ để theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc cũng như tối ưu hóa việc phân công và phân phối tài nguyên. 

Cách làm SOW hiệu quả

Với những chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đã có cái nhìn tổng quan về SOW là gì rồi phải không? Vậy để phác thảo một bản SOW hiệu quả, chúng ta cần làm gì? Bạn đọc có thể tham khảo các bước làm dưới đây: 

Giới thiệu về dự án

Khi bắt đầu dự án, cần nắm rõ thông tin cơ bản và quan trọng để có cái nhìn tổng quan về dự án. Đó là các thông tin như:

• Đối tượng tham gia dự án
• Công việc cụ thể của dự án
• Các thỏa thuận, yêu cầu về dự án do các bên đưa ra,….

Trình bày mục tiêu dự án

Mục tiêu dự án cần phải có sự thống nhất giữa các bên liên quan. Hơn nữa, mục tiêu đặt ra cần dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn xác định phạm vi dự án, khả năng thực hiện,… 

Mô tả phạm vi công việc

Dựa trên thông tin về dự án, hãy đưa ra danh sách các nhiệm vụ thể để hoàn thành dự án. Nên đưa ra các phương án dự phòng để có thể ứng phó kịp thời khi cần. 

Sau đó, tiến hành phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Hãy đảm bảo công việc được phân chia đồng đều và dựa trên năng lực để tránh xung đột. 

Thời gian và ngân sách

• Dự trù thời gian thực hiện để hoàn thành dự án. Nên chia nhỏ thành các giai đoạn và có mốc thời gian thực hiện cụ thể. 
• Dự trù ngân sách để đảm bảo dự án được hoàn thiện. Kinh phí cần được dự trù sát sao nhất, bao gồm cả những rủi ro để tránh trường hợp thiếu vốn khi đang thực hiện. 

Đưa ra yêu cầu cần thiết

Hãy thiết lập tất cả các yêu cầu cần thiết để hoàn thành dự án. Đó là các yêu cầu về phần mềm, phần cứng, kỹ thuật,… 

Quản lý rủi ro

Việc gặp rủi ro trong quá trình thực hiện dự án là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, chúng ta cần lường trước rủi ro và đưa ra kế hoạch dự phòng. 

Đưa ra tiêu chuẩn đánh giá

Cần xác định các tiêu chuẩn, phương pháp đánh giá thành công và chất lượng dự án. Các tiêu chuẩn đánh giá cần được cụ thể hóa và có tiêu chí rõ ràng. 

Các ý nghĩa khác xoay quanh câu hỏi “SOW là gì?”

SOW nghĩa là gì?

Trong kinh doanh, ngoài ý nghĩa là “statement of work”, SOW còn được hiểu là “Scope of Work” (phạm vi công việc). Hai thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn với nhau vì chúng có cách viết tắt thông dụng là SOW. Thực tế, Scope of Work có phạm vi nhỏ hơn và là một phần của “statement of work”. 

Để so sánh sự khác nhau giữa hai thuật ngữ, bạn đọc có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây: 

SOW là gì trong tiếng Anh?

Trong tiếng Anh, sow là một động từ, chỉ hành động gieo hạt, đặt hạt giống trong hoặc trên mặt đất để hạt giống nảy mầm và phát triển thành cây. 

Ví dụ: We’ll sow this field with barley. (Chúng ta sẽ gieo lúa mạch trên cánh đồng này). 

XEM THÊM: 

• Aura là gì? Giải thích các ý nghĩa xoay quanh “aura”
• TTKT là gì? Các ý nghĩa xoay quanh cụm từ TTKT

Mong rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ về SOW là gì. Việc sử dụng SOW đúng cách sẽ tạo điều kiện thành công và mang đến sự hài lòng cho tất cả các bên liên quan khi tham gia dự án. Vì vậy, chúng ta cần tập trung nhiều nhân lực và thời gian khi làm SOW nhé!