Nhiều ứng viên đã bỏ lỡ cơ hội chỉ vì email xin việc quá sơ sài, đơn giản; không tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng mặc dù họ là người có kinh nghiệm, có tài năng. Vậy cách viết mail xin việc như thế nào cho chuyên nghiệp, hấp dẫn và thu hút? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ thắc mắc trên nhé!
Contents
Mail xin việc là gì?
Đây là phần nội dung bạn viết trực tiếp vào email khi gửi hồ sơ xin việc hoặc CV xin việc đến nhà tuyển dụng. Bạn chỉ viết mail xin việc thật rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo được đầy đủ thông tin, thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân để bên tuyển dụng có thể nắm bắt thông tin.
Mail xin việc là phần mở đầu, giới thiệu sơ qua để nhà tuyển dụng có thể nắm được bạn muốn ứng tuyển vị trí nào. Vì vậy, bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân trong phần này bởi những thông tin đó đã được trình bày cụ thể trong hồ sơ rồi!
Bài viết tham khảo: Chữ a còng là gì? Cách viết chữ a còng gmail trên máy tính
Những vấn đề cần phải lưu ý trước khi gửi email xin việc
Cách viết mail xin việc khá đơn giản, không quá phức tạp như nhiều người thường nghĩ. Tuy nhiên, với những người lần đầu tiên làm việc này sẽ không tránh khỏi bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy có vấn đề gì cần phải chú ý khi gửi email xin việc cho nhà tuyển dụng hay không?
Thực tế, có 4 vấn đề quan trọng bạn cần phải lưu ý khi viết và gửi email, cụ thể như sau:
Tên địa chỉ email
Có rất nhiều bạn sử dụng địa chỉ email dài hoặc siêu cute như congchuacuaanh@gmail.com. Tuy nhiên, đây không phải là một ý định hay khi gửi email xin việc. Bạn nên thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp bằng việc lập địa chỉ email chứa họ, tên và một vài con số như ngày sinh, năm sinh. Ví dụ: hangnguyen99@gmail.com.
Cách đặt tên như vậy khá đơn giản nhưng lại cực kỳ nghiêm túc. Nhờ vậy mà nhà tuyển dụng chú ý đến hồ sơ của bạn hơn!
Tên hiển thị trên email
Thông thường, có hai lỗi chính liên quan đến tên hiển thị email khi gửi là: Không viết hoa và không phải tên thật của ứng viên. Tuy không phải là lỗi trầm trọng nhưng chúng hoàn toàn có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy lưu ý điều này trước khi gửi mail nhé!
Đặc biệt, nếu bạn không biết cách đổi tên hiển thị Email như thế nào thì hãy tham khảo ngay bài viết [Hướng dẫn] cách đổi tên gmail trên điện thoại, máy tính. (chèn link bài viết đó nhé ^ ^!)
Lưu ý: Bạn nên đặt tên theo cú pháp: Họ + Tên, Tên + Họ, Họ và tên, Tên + Trường học,…. Điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng.
Bài viết tham khảo: [Hướng dẫn] cách đổi tên gmail trên điện thoại, máy tính
Chữ ký trong email
Nhiều người thường bỏ qua chi tiết này nhưng chữ ký là cách thể hiện sự chăm chút của bạn qua những chi tiết nhỏ nhất.
Một chữ ký trong email chuyên nghiệp sẽ gồm có:
- Họ tên
- Nghề nghiệp
- Số điện thoại
- Một số thông tin khác như: email, tài khoản xã hội, địa chỉ, số điện thoại
Những thông tin này sẽ giúp phía người nhận có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cá nhân của bạn để liên lạc khi cần thiết.
Ảnh đại diện
Đây cũng là yếu tố khá quan trọng trong cách viết mail xin việc chuyên nghiệp. Bạn nên dùng ảnh của mình để làm avatar cho email; như vậy sẽ tạo sự tin cậy và thu hút sự chú ý của người tuyển dụng hơn.
Lưu ý: Bạn nên sử dụng ảnh thật, rõ ràng, thể hiện rõ khuôn mặt của bạn để làm ảnh đại diện. Không nên để ảnh đen trắng hoặc ảnh chụp quay lưng.
Cách viết mail xin việc ấn tượng bằng tiếng Việt
Một mail xin việc ấn tượng và chuyên nghiệp cần phải đáp ứng các tiêu chí nội dung sau:
Tiêu đề mail
Với tiêu đề email sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+ Thứ nhất: Nhà tuyển dụng ghi có yêu cầu về tiêu đề mail xin việc
Ví dụ: Cuối JD, nhà tuyển dụng sẽ ghi thông tin kiểu như: Ứng viên vui lòng gửi hồ sơ xin việc hoặc CV qua địa chỉ email “AAA@gmail.com với tiêu đề: “Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.
Trong trường hợp này, bạn chỉ cần sao chép y nguyên những thông tin đó và thay tên, vị trí ứng tuyển và tên công ty vào là được. Bạn nên làm theo đúng hướng dẫn của nhà tuyển dụng bởi không phải tự nhiên họ yêu cầu như vậy. Điều này giúp họ có thể dễ dàng sàng lọc email và thuận tiện hơn cho công tác tuyển dụng.
+ Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không nêu cụ thể tiêu đề mail
Trong trường hợp này, hãy cố gắng trình bày ngắn gọn, đầy đủ các thông tin như: Họ tên, vị trí ứng tuyển, ngày ứng tuyển.
Nội dung email
+ Phần mở đầu: Hãy bắt đầu bằng cụm từ “kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Bạn không nên sử dụng các từ như “thân ái gửi” học “gửi” vì như vậy có vẻ thiếu đi sự tôn trọng và lịch sự.
- Nếu phía người nhận là một cá nhân cụ thể thì bạn nên trình bày theo kiểu: Kính gửi Anh/ chị + tên của họ + tên phòng ban.
- Ví dụ: Kính gửi Anh Nguyễn Hoàng Nam – Bộ phận tuyển dụng.
- Ngược lại, nếu bạn không biết rõ về người nhận email mà chỉ biết họ ở bộ phận nào thì có thể ghi theo cấu trúc: Kính gửi + Tên bộ phận – Tên công ty.
- Ví dụ: Kính gửi Bộ phận tuyển dụng nhân sự – Công Thương Mại Cổ Phần A
+ Phần nội dung: Cần đáp ứng các thông tin sau:
- Thông tin vắn tắt về bản thân.
- Mục đích gửi email là gì?
- Trình bày kinh nghiệm, mục tiêu nổi bật, sự cầu thị của bản thân để nhà tuyển dụng thấy bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí này.
- Bày tỏ mong muốn của bản thân để có thể nhận được liên hệ sau đó.
Một email khô khan, khuôn mẫu và copy trên mạng sẽ không thể chiếm được cảm tình của nhà tuyển dụng. Vì vậy, bạn cần phải cá nhân hóa nội dung ứng tuyển; trình bày email một cách khoa học, sáng tạo, rõ ràng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản.
Kết thúc email
Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí đó và xem xét lá đơn của bạn.
Ngoài ra, bạn cần phải để lại chữ ký và đính kèm các tài liệu liên quan. Thông thường, hồ sơ xin việc gửi qua email gồm có: CV, đơn xin việc, chứng chỉ chứng minh thành tích, năng lực đi kèm. Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà bạn chuẩn bị và đính kèm đầy đủ thông tin sao cho phù hợp.
Lưu ý: Nên lưu dưới dạng file .PDF để đảm bảo mọi thông tin của bạn sẽ không bị sai lệch trước khi gửi đến nhà tuyển dụng. Hơn nữa, nó sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông chữ.
Kiểm tra nội dung email trước khi gửi
Kiểm tra lại toàn bộ nội dung trước khi gửi để tránh sai sót không đáng có xảy ra. Bạn cần phải kiểm tra lại các nội dung sau:
- Tên email.
- Tên hiển thị trên Email.
- Địa chỉ của người nhận hoặc phòng ban tuyển dụng.
- Nội dung của email.
- Các tài liệu đính kèm.
Về hình thức, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Nội dung phần “kính gửi” cần được in đậm.
- Văn phong lịch sự, trang trọng, nghiêm túc, không sử dụng quá nhiều các câu biểu cảm.
- Không mắc lỗi chính tả.
Cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh
Một số công ty có thể yêu cầu ứng viên gửi email xin việc bằng tiếng Anh. Vậy cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh có điểm gì khác so với tiếng Việt? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Lời mở đầu
Bạn cần phải xác định rõ đối tượng nhận tin là ai để có lời chào chính xác nhất. Ví dụ:
- Nếu biết chính xác tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể mở đầu bằng các cụm từ thân mật nhưng không kém phần trang trọng như: Dear + tên người nhận,…
- Nếu không biết chính xác tên nhà tuyển dụng, bạn có thể viết kiểu như: Dear Hiring Manager hoặc Dear + Name of company,…
Đoạn mở đầu
Nên chuẩn bị khoảng 1 – 2 câu để đề cập đến mục đích viết thư, mong muốn được ứng tuyển vào vị trí này là gì?
Nội dung chính của thư
Thường trình bày khoảng 2 – 3 đoạn với các nội dung sau:
- Vì sao bạn cảm thấy mình phù hợp với vị trí công việc này?
- Kinh nghiệm, kỹ năng cụ thể liên quan đến công việc.
- Vì sao bạn muốn ứng vào công ty?
Đoạn cuối thư
- Tóm gọn lại lý do bạn muốn ứng tuyển vào công ty bằng một câu.
- Định hướng, kỹ năng, kinh nghiệm của bạn khi ứng tuyển vào vị trí này.
- Cung cấp các thông tin cá nhân như: địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, tài khoản mạng xã hội,… để nhà tuyển dụng liên hệ sau đó.
- Đề cập đến các tài liệu đính kèm như: chứng chỉ, CV,…
- Gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng.
Kết thúc email và chữ ký
Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã cho bạn cơ hội. Hãy thể hiện khát vọng, mong muốn bản thân được thể hiện nhiều hơn khi phỏng vấn trực tiếp.
Bạn có thể kết thúc thư bằng các cụm từ trang trọng như: Sincerely, Best. Ngoài ra, nhớ để lại chữ ký ở cuối email nhé!
Bí quyết viết email xin việc chuyên nghiệp
Dù viết bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì bạn cần phải tuân thủ các quy tắc dưới đây nếu muốn thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng:
- Tiêu đề rõ ràng và đúng trọng tâm: Đây là yếu tố quan trọng quyết định đến việc người nhận có mở thư hay không. Vì vậy, hãy lưu ý thật kỹ điều này nhé!
- Dùng một địa chỉ email chuyên nghiệp: Hãy tạo cho mình một địa chỉ email thật đơn giản với tên thật của mình kèm theo họ, các con số,…
- Suy nghĩ thật kỹ về nội dung trước khi viết: Hãy lựa chọn những thông tin tiêu biểu, nổi bật nhất của bản thân để trình bày; không trình bày lan man, dài dòng,… Như vậy sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy chán nản và bỏ qua hồ sơ của bạn.
- Mở đầu email thật chuyên nghiệp: Đây là cách gây ấn tượng tốt với bên tuyển dụng. Bạn nên hạn chế sử dụng lời chào quá thân mật hay những sắc thái biểu cảm. Nên đề cập đến tên người nhận trong lời mở đầu và tuyệt đối không tự ý rút gọn tên của họ.
- Hạn chế sử dụng dấu chấm than: Dấu chấm than được dùng để thể hiện sự phấn khích của người viết. Tuy nhiên, việc lạm dụng có thể khiến người nhận cảm thấy bạn không biết cách kiềm chế cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành.
- Loại bỏ sự hài hước khi viết email xin việc bởi công việc này đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.
- Lời chào cuối email thật sự rất quan trọng: Nên lựa chọn những từ ngữ, câu văn thể hiện sự chân thành, trang trọng; không được quá thân mật.
- Giữa các đoạn văn nên viết cách nhau 1 dòng để hình thức email trông gọn gàng, dễ nhìn và gây thiện cảm với người đọc.
- Luôn luôn phải đọc lại email trước khi gửi.
- Kiểm tra kỹ lưỡng địa chỉ email của người nhận; tránh trường hợp gửi sai địa chỉ.
- Tuyệt đối không mắc phải các lỗi sau khi viết email: sai chính tả; sai tên nhà tuyển dụng; không đúng trọng tâm, nội dung thư lan man, tập trung khoe quá nhiều về bản thân; nội dung email quá dài hoặc quá ngắn; quên không đính kèm CV.
Mong rằng với cách viết mail xin việc trên giúp quý bạn đọc có thể giúp bạn đọc gây ấn tượng và chiếm trọn cảm tình của nhà tuyển dụng khi gửi thư ứng tuyển. Ngoài ra, để tham khảo thêm cách viết CV xin việc gửi qua mail, quý bạn đọc có thể truy cập vào địa chỉ supperclean.vn để biết thêm thông tin!
