Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng hình thành phong cách làm việc và nâng cao hiệu suất công việc. Chính vì vậy, nguyên tắc 5s đã ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu đó. Vậy quy tắc 5S là gì? Nguồn gốc của quy tắc này xuất phát từ đâu? Nội dung và lợi ích của 5S mang lại là gì? Hãy để supperclean.vn giúp bạn làm rõ những thắc mắc trên nhé!
Contents
Quy tắc 5S là gì? Nội dung của 5S
Đây là tên của một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc (môi trường làm việc). 5S là cụm viết tắt của 5 từ trong Tiếng Nhật, cụ thể như sau:
- Seiri (整理 – có nghĩa là “Sàng lọc”)
- Seiton (整頓 – có nghĩa là “Sắp xếp”)
- Seiso (清掃 – có nghĩa là “Sạch sẽ”)
- Seiketsu (清潔 – có nghĩa là “Săn sóc”)
- Shitsuke (躾 – có nghĩa là “Sẵn sàng”)
Trong đó, nội dung cụ thể của từng S như sau:
- Sàng lọc: Đây là bước đầu tiên và được đánh giá là rất quan trọng trong quy tắc 5s. Theo đó, sàng lọc có nghĩa là tổ chức và phân loại các vật dụng theo đúng trật tự; di dời những thứ không cần thiết bằng cách loại bỏ hoặc tái sử dụng và giữ lại những thứ cần thiết cho công việc.
- Sắp xếp: Có nghĩa là sắp xếp, bố trí lại tất cả mọi thứ thỏa mãn tiêu chuẩn: dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm và dễ trả lại. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian khi tìm kiếm.
- Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh để giữ gìn nơi làm việc luôn được sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp. S3 hướng tới mục đích cải thiện môi trường làm việc, xây dựng mỹ quan, giảm thiểu các rủi ro và nâng cao tính chính xác cho thiết bị – máy móc khỏi ảnh hưởng của bụi bẩn.
- Săn sóc: Đây chính là hoạt động duy trì và nâng cao 3S trước đó. Các quy định trước sẽ được thực hiện chuẩn hóa theo một hệ thống nhất định. Người áp dụng sẽ đưa ra nguyên tắc để kiểm soát quá trình và đảm bảo nó được thực hiện liên tục. S4 là tiền đề xây dựng và phát triển thành quy tắc 5s.
- Sẵn sàng: Có nghĩa là rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác tuân thủ các quy định, nề nếp tại nơi làm việc.
Có thể thấy rằng 5S giúp cho môi trường làm việc được sạch đẹp, lành mạnh, tiện nghi hơn. Từ đó, giúp tinh thần của người lao động được thoải mái và hiệu suất lao động cũng được nâng cao. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã áp dụng quy tắc này và mang lại hiệu quả.
Bài viết tham khảo: Kaizen là gì? Những điều đáng học hỏi thông quan phương pháp này
Nguồn gốc của quy tắc 5S là gì?
Quy tắc 5S lần đầu tiên được áp dụng ở tập đoàn Toyota và sau đó đã lan rộng ra khắp các công ty trên đất nước Nhật Bản. Đây được coi là một trong những điều đáng tự hào của nước Nhật bởi quy tắc này mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.
Nhật Bản là quốc gia nổi tiếng với nhiều quy tắc kỷ luật trong môi trường làm việc. Họ luôn ý thức cao độ về trách nhiệm và xây dựng tính tự giác của bản thân ngay từ khi còn nhỏ. Đó cũng chính là một phần lý do về sự ra đời của nguyên tắc 5S.
Tại Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng ở một công ty Nhật tên là Vyniko vào năm 1993. Dần dần, tiêu chuẩn 5s đã được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý kho hàng, quản lý nhân sự,.. vì chúng mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp.
Hiện nay, trong một số công ty, 5S được phát triển thành 6S với tiêu chuẩn thứ 6 là Safety (sự an toàn). Tuy nhiên, nếu thực hiện theo đúng 5S kể trên là đã bao gồm cả ý nghĩa an toàn cho nhân viên. Bên cạnh đó, một số công ty nhật đã rút gọn tiêu chuẩn 5S thành 3S (lấy 3S đầu tiên).
Lợi ích của nguyên tắc 5S là gì?
Thực hiện và tuân thủ theo đúng nguyên tắc 5S sẽ mang lại nhiều loại ích cho doanh nghiệp như:
- Giúp cho nơi làm việc được gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp hơn.
- Khi không gian làm việc thoáng đãng, sạch sẽ thì con người cũng cảm thấy vui vẻ, thoải mái hơn. Từ đó, giúp phát huy nhiều sáng kiến mới, nâng cao hiệu suất công việc.
- Giúp rèn luyện và nâng cao tính kỷ luật cho các nhân viên.
- Giúp quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
- Nhân viên tự hào vì được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, sạch sẽ và ngăn nắp.
Vì sao phương pháp 5S ngày càng trở nên phổ biến?
5S ra đời và được áp dụng trong mọi tổ chức, nó phù hợp với mọi quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp. Hơn nữa, tất cả mọi người đều ưa thích sự sạch sẽ và sắp xếp ngăn nắp mọi thứ tại nơi làm việc. Vì vậy mà quy tắc 5S được sử dụng phổ biến như vậy.
Bên cạnh đó, người Việt chúng ta không có thói quen chọn lọc, phân loại và sắp xếp đồ đạc thường xuyên. Chúng ta thường có thói quen giữ lại tất cả mọi thứ, cả những thứ cần thiết và không cần thiết. Điều này tạo ra sự hỗn độn và bừa bộn.
Nếu tình trạng này xuất hiện trong một tổ chức, một doanh nghiệp thì sẽ thế nào? Chắc chắn, doanh nghiệp sẽ phải tốn nhiều thời gian trong việc xếp đồ, tìm đồ. Hơn nữa, còn chưa kể đến việc thiết bị văn phòng, máy móc, cửa sổ, bàn ghế, trang thiết bị,… bị bám nhiều bụi bẩn gây ảnh hưởng đến sức khỏe. Nơi làm việc không được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, thiếu sự chuyên nghiệp,… Từ đó gây ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Có thể thấy rằng 5S ngày càng đóng vai trò quan trọng. Vì vậy mà hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp triển khai quy tắc này.
Quy trình thực hiện 5S tại nơi làm việc
S1: Sàng lọc
Hãy cùng đồng nghiệp quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình để phát hiện ra những thứ không cần thiết cho công việc. Sau đó, thông báo với các đồng nghiệp khác xem có ai cần dùng đến vật dụng đó hay không. Nếu không thì hủy bỏ chúng đi.
Trong trường hợp chưa thể quyết định xem vật dụng đó có ích cho công việc hay không, bạn có thể đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy rồi để riêng ở một chỗ. Sau một khoảng thời gian, nếu không có ai cần đến vật dụng đó thì hãy hủy bỏ đi.
Việc sàng lọc sẽ giúp xác định mức độ hư hỏng của vật để tạo ra môi trường làm việc khoa học, an toàn.
S2: Sắp xếp
Hãy trao đổi với đồng nghiệp về cách bố trí và sắp xếp các vật dụng theo tần suất sử dụng của chúng. Từ đó phác thảo và tìm ra cách sắp xếp thuận tiện nhất cho quá trình làm việc và quản lý. Những vậy dụng hay dùng thì nên để gần người sử dụng. Những vật dụng ít dùng thì để xa hơn.
Lập ra danh sách các vật dụng và vẽ sơ đồ nơi lưu trữ. Lưu ý, cần ghi chú cụ thể từng ngăn tủ, ngăn kéo để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm.
Bên cạnh đó, nên có sơ đồ riêng về vị trí của dụng cụ khẩn cấp như tủ thuốc, bình cứu hỏa,.. để có thể sử dụng ngay nếu không may xảy ra sự cố.
Cuối cùng, để tránh lộn xộn, bạn có thể đánh dấu chúng bằng những màu sắc riêng biệt. Ví dụ, với những vật dụng khẩn cấp như lối thoát hiểm, bình chữa cháy,… có thể sử dụng những màu sắc nổi bật như đỏ.
S3: Sạch sẽ
S3 cần được thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng một cách liên tục và thường xuyên. Đừng bao giờ để đến lúc nó bẩn rồi mới lau chùi, dọn dẹp. Hãy tự hình thành cho mình thói quen dành 5 phút mỗi ngày để vệ sinh đồ vật. Có như vậy thì đồ vật mới không có cơ hội bị dính bẩn và giữ cho môi trường làm việc của bạn luôn được sạch, đẹp.
Hơn nữa, việc thường xuyên lau chùi còn giúp bạn dễ dàng kiểm tra và phát hiện các đồ vật hư hỏng, tránh trường hợp lúc cần lại không có để dùng.
S4: Săn sóc
S4 giúp duy trì và giữ gìn không gian làm việc luôn được sạch sẽ, ngăn nắp. Vì vậy, bạn có thể tạo ra một lịch vệ sinh cụ thể và đặt ra những tiêu chí rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc.
S5: Sẵn sàng
Đây là giai đoạn khó khăn nhất bởi nó yêu cầu tất cả các nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. S5 cần được thực hiện một cách tự giác, không cần phải nhắc nhở hay ra lệnh và biến nó trở thành một thói quen chứ không phải là nghĩa vụ.
Bài viết tham khảo:
Ngành F&B là gì? Những kiến thức cơ bản về lĩnh vực F&B
Airbnb là gì? Vì sao airbnb ngày càng trở nên phổ biến như thế?
Hy vọng qua những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ quy tắc 5S là gì, nội dung và lợi ích của 5S. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website supperclean.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích mỗi ngày nhé!
