Kaizen là gì? Những điều đáng học hỏi thông qua phương pháp này

Kaizen là một trong những phương pháp của người Nhật giúp các doanh nghiệp áp dụng để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Vậy phương pháp Kaizen là gì? Doanh nghiệp có những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen? Tất cả câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ được chúng tôi giải đáp trong bài viết dưới đây.

Phương pháp Kaizen là gì?

kaizen là gì
Phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen vốn là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, có lịch sử từ lâu, được ghép bởi từ 改 (“kai”) nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) nghĩa là tốt hơn. Có thể hiểu Kaizen là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh có nghĩa là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement”. Còn trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích của tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật” đã định nghĩa phương pháp này như sau: “Kaizen mang nghĩa là cải tiến. Nó không chỉ được áp dụng trong công việc mà còn được áp dụng trong đời sống cá nhân, gia đình, xã hội và môi trường làm việc. Hơn nữa, Kaizen còn có nghĩa là cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và môi trường làm việc.

Khi Kaizen được áp dụng vào nơi làm việc thì nó có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi người, từ ban lãnh đạo cho đến mọi nhân viên trong doanh nghiệp đó. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ tạo thành kết quả lớn, tập trung vào xác định và giải quyết vấn đề, đồng thời thay đổi quy chuẩn nhằm đảm bảo giải quyết vấn đề tận gốc. Do đó, những thành viên trong công ty đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ nhất và đòi hỏi sự cam kết cũng như nỗ lực của tất cả mọi người. Những cải tiến nhỏ từ Kaizen cần thực hiện từng bước trong thời gian dài, nó ít tốn kém hơn nhưng vẫn đảm bảo sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đồng thời giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Đây là điểm khác biệt lớn nhất của Kaizen so với những kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới đang được áp dụng hiện nay.

Ngay từ khi ra đời, nghệ thuật Kaizen đã được người Nhật áp dụng cho thương hiệu Toyota của mình. Sau đó không lâu, cuốn sách “Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota” do tác giả Yoshihito Wakamatsu – một cựu nhân viên của Toyota biên soạn ra đời nhằm khẳng định kết quả ấn tượng của phương pháp này. Cũng từ đó, triết lý Kaizen được biết đến rộng rãi và được áp dụng cho nhiều công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Cho đến nay, hầu như các công ty lớn đều đang áp dụng Kaizen vào việc cải tiến quy trình sản xuất của mình.

Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota
Cuốn sách “Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota”

Trong cuốn “The New Shorter Oxford English Dictionary” xuất bản năm 1993, từ Kaizen được bổ sung với ý nghĩa là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc nhằm nâng cao năng suất như một triết lý kinh doanh. Hiện nay, Kaizen được nhắc đến như một triết lý kinh doanh, một phương pháp quản lý hiệu quả làm nên thành công của các công ty Nhật Bản.

Lợi ích của hệ thống Kaizen

Lợi ích hữu hình:

  • Tích luỹ các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn;
  • Giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất.

Lợi ích vô hình:

  • Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân đem tới những ý tưởng cải tiến;
  • Tạo thái độ làm việc tập thể, đoàn kết;
  • Tạo ý thức luôn hướng tới giảm đến mức thấp nhất các lãng phí;
  • Xây dựng nền văn hoá công ty.

Các bước áp dụng phương pháp Kaizen nơi làm việc

vòng tròn deming
Vòng tròn Deming

Các bước thực hiện phương pháp Kaizen tuân thủ theo dòng PDCA (Plan, Do, Check, Act) của William Edwards Deming được giới thiệu năm 1950. Từ bước 1 đến bước 4 có thể gọi là Plan (lên kế hoạch), bước 5 gọi là Do (thực hiện), bước 6 có thể gọi là Check (kiểm tra kết quả) và bước 7, 8 gọi là Act (khắc phục hoặc cải tiến cách thực hiện dựa trên kết quả). Doanh nghiệp sẽ giải quyết được vấn đề thông qua 8 bước được chuẩn hóa sau:

  • Bước 1: Lựa chọn chủ đề. Thông thường được quyết định cùng với các chính sách quản lý của công ty hoặc dựa trên tầm quan trọng, mức độ ưu tiên, khẩn cấp và tình hình kinh tế hiện tại của doanh nghiệp.
  • Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu cần thực hiện. trước khi bắt đầu một dự án mới, cần xem xét lại các trạng thái hiện tại của doanh nghiệp bằng cách trực tiếp đến nơi làm việc kiểm tra hoặc thu thập dữ liệu.
  • Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
  • Bước 4: Xác định biện pháp sẽ thực hiện dựa trên cơ sở dữ liệu đã phân tích
  • Bước 5: Thực hiện biện pháp
  • Bước 6: Xác nhận, kiểm tra kết quả thực hiện biện pháp
  • Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa vấn đề tái diễn
  • Bước 8: Xem xét lại các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Những bước trên không những giúp nhà quản lý hình dung và tiếp cận quá trình giải quyết các khó khăn mà còn là một biện pháp hiệu quả để ghi lại các hoạt động trong quá trình thực hiện phương pháp Kaizen. Vòng tròn Deming được áp dụng liên tục trong quản lý chất lượng, khởi đầu của vòng tròn mới được dựa trên kết quả của vòng tròn trước nhằm khắc phục triệt để những vấn đề còn tồn tại. Cứ như vậy, sau nhiều lần áp dụng vòng tròn Deming, chất lượng sản phẩm dần được nâng cao, đồng thời, hoạt động Kaizen cũng được cải tiến.

Các chương trình Kaizen cơ bản

  • 5S: Nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng của người Nhật, bao gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.

– Seiri (Sàng lọc): sàng lọc và loại bỏ những vật không cần thiết tại nơi làm việc. Những nơi làm việc khác nhau và đối tượng khác nhau sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau.

– Seiton (Sắp xếp): sắp xếp ngăn nắp, có trật tự những vật cần thiết để dễ dàng lấy chúng ra khi sử dụng. Điều này giúp cho những vật cần thiết luôn ở trong điều kiện tốt (sẵn sàng để sử dụng), đảm bảo an toàn (sử dụng đúng mục đích để ngăn ngừa sự cố) và dễ làm theo ở mọi lúc.

kaizen là gì
Chương trình Kaizen cơ bản

– Seiso (Sạch sẽ): dọn dẹp, vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ, không để còn rác, bụi bẩn bám trên sàn nhà hay trên máy móc và trang thiết bị.

– Seiketsu (Săn sóc): duy trì giữ gìn vệ sinh và sắp xếp gọn gàng nơi làm việc ở cấp độ cao hơn nhiều chứ không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các hoạt động Seiri, Seiton và Seiso.

– Shitsuke (Sẵn sàng): đào tạo cán bộ và nhân viên tự giác làm việc và luôn tuân thủ 4 nguyên tắc trên tại nơi làm việc.

Bài viết tham khảo: Quy tắc 5S là gì?

  • KSS: là hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần làm việc và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các thúc đẩy về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ.
  • QCC: nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện những hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn bộ công ty. Lợi ích của nhóm chất lượng là khai thác khả năng và tiềm tàng to lớn của người lao động, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tốt trên cơ sở tôn trọng người lao động.
  • JIT: đúng thời hạn là một phương thức kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Hệ thống này được thiết kế nhằm đạt được chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng tốt nhất của hàng hóa và dịch vụ..
  • 7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, chúng bao gồm: lưu đồ, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán và biểu đồ kiểm soát.

Những điều đáng học hỏi thông qua phương pháp Kaizen

kaizen là gì
Phương pháp Kaizen góp phần thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp

Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cần được định hướng theo cơ chế thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Không ngừng cải tiến: khách hàng luôn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai nên nhà sản xuất cần không ngừng cải tiến sản phẩm và dịch vụ của mình, hoàn thành không có nghĩa là kết thúc mà chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: doanh nghiệp cần có sự bố trí, sắp xếp và kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để thực hiện dự án, có thể tận dụng nguồn nhân lực bên ngoài nếu cần thiết.

Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: tạo ra một doanh nghiệp mà tại đó nhân viên dám nhìn vào sai sót, nhận ra điểm yếu và biết yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.

Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: cán bộ và nhân viên cần tự nguyện thích nghi với nhịp độ công việc và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội, chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân, đặt lợi ích công việc lên trên hết.

Bài viết tham khảo: Seminar là gì? Những điều cần thiết để có buổi seminar thành công

Qua bài viết trên đây, hy vọng bạn đã hiểu được phương pháp Kaizen là gì cũng như những lợi ích mà phương pháp này mang lại, từ đó có cách áp dụng đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Hãy tham khảo thêm những bài viết khác trên website của chúng tôi để cập nhật nhiều kiến thức bổ ích khác nữa nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *