Webmail là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký trên web mail

Sở hữu nhiều tính năng nổi bật, Webmail ngày càng được sử dụng phổ biến. Vậy Webmail là gì? Bạn đã biết cách dùng công cụ này hay chưa? Nếu chưa thì đừng bỏ qua những thông tin chia sẻ dưới đây nhé!

Webmail là gì?

Webmail là một ứng dụng quản lý nhận và gửi email trực tuyến hoạt động trên nền tảng website. Nó cho phép người dùng có thể truy cập vào máy chủ email và thực hiện các công việc như: đọc, gửi, nhận email ở bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào. 

Một số dịch vụ Webmail phổ biến hiện nay: Gmail, Zoho, Yahoo!mail, ProtonMail, GMX Mail,… 

webmail là gì
Webmail nghĩa là gì?

Bài viết tham khảo: Pros and cons là gì? Cách sử dụng cấu trúc “Pros and Cons”

Những tính năng cơ bản của Webmail là gì?

Nhìn chung, Webmail không có quá nhiều điểm khác biệt so với dịch vụ Email. Tuy nhiên, Email yêu cầu người dùng phải cài đặt ứng dụng trên thiết bị của họ. Trong khi đó, Webmail hoàn toàn miễn phí và vận hành dựa trên điện toán đám mây. Vì vậy, người dùng có thể truy cập vào email của họ từ bất kỳ thiết bị nào được kết nối với internet và từ bất kỳ vị trí nào. 

Dưới đây là các tính năng cơ bản của Webmail: 

  • Soạn thảo email: Hỗ trợ công cụ soạn thảo và đính kèm các tệp, hình ảnh, file. 
  • Hộp thư đi: Đây là nơi lưu trữ những email đã được gửi đi. 
  • Hộp thư nhận mail: Quản lý tất cả các thư được gửi đến, ngoại trừ những thư được chuyển vào hộp Spam. 
  • Hộp thư riêng: Cho phép người dùng có thể lưu trữ những email quan trọng hoặc lưu trữ email theo chủ đề. Điều này giúp quản lý email dễ dàng và đơn giản hơn, phù hợp với những tài khoản có số lượng email nhận và gửi lớn. 
  • Spam: Mục này sẽ lưu trữ những email được cho là không an toàn, nguy hiểm. Có một vấn đề mà các bạn cần phải lưu khi khi sử dụng Webmail là hộp Spam có thể bị xóa theo định kỳ. Vậy nên bạn hãy thường xuyên kiểm tra hộp thư Spam để tránh bỏ sót các thư quan trọng. 
  • Thư nháp: Lưu trữ những lá thư đang soạn thảo dở hoặc chưa được gửi đi do bị gián đoạn (do thiết bị mất nguồn, mất kết nối internet). Ví du khi soạn thư, nếu bạn không gửi thư đi hoặc không lưu lại thì nó sẽ được lưu tự động vào hộp thư nháp. 

Ngoài ra, Webmail cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều tiện ích khác như: đổi giao diện quản lý, thay đổi font chữ, tạo chữ kỹ riêng,… 

Ưu – nhược điểm khi sử dụng Webmail là gì?

Ưu điểm của Webmail

Webmail là một giải pháp quản lý email hoàn hảo với tốc độ xử lý nhanh chóng. Dưới đây là các ưu điểm của công cụ này: 

  • Dễ sử dụng: Giao diện của Webmail rất thân thiện với người dùng, không có nhiều điểm khác biệt so với những ứng dụng quản lý email khác. 
  • Backup: Cho phép người dùng sao lưu dữ liệu, tránh tình trạng bị thất lạc hay mất dữ liệu. 
  • Không giới hạn khả năng lưu trữ: Đây được xem là ưu điểm nổi bật nhất của Webmail. So với những nền tảng quản lý email khác, Webmail cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí khá lớn, giúp giảm bớt “gánh nặng” khi lưu trữ dữ liệu trên máy tính cá nhân. 
  • Dễ dàng tìm kiếm địa chỉ email: Với một số lượng email quá lớn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm bằng cách nhập từ khóa. Webmail sẽ hiển thị tất cả những email liên quan đến từ khóa mà bạn đã nhập. 
  • Tính chuyên môn cao: Sử dụng Webmail, bạn sẽ không cần phải thực hiện các công việc như nâng cấp, cài đặt, chỉnh sửa,… bởi tất cả những công việc đó đã có quản trị viên lo. 
  • Sử dụng linh hoạt: Bạn có thể sử dụng Webmail trên bất kỳ thiết bị (máy tính, điện thoại, laptop, macbook,…) và ở bất kỳ thời điểm nào, miễn là thiết bị của có kết nối internet. 
webmail là gì
Những lợi ích khi sử dụng Webmail

Nhược điểm của Web mail là gì? 

Bên cạnh những ưu điểm trên, Webmail cũng tồn tại một số hạn chế như sau: 

  • Đôi khi dịch vụ sẽ không được đảm bảo: Việc xảy ra các sự cố là điều khó tránh khỏi đối với bất kỳ công cụ nào và Webmail cũng vậy. Nếu có sự cố xảy ra, các hoạt động email có khả năng bị gián đoạn khiến người dùng cảm thấy khó chịu. Tuy nhiên, xác suất xảy ra sự cố của Webmail là khá thấp nên bạn cũng không cần phải lo lắng quá. 
  • Phụ thuộc nhiều vào internet: Nếu thiết bị của bạn đang ở khu vực không có internet thì sẽ không thể sử dụng Webmail. Bên cạnh đó, một số nhà cung cấp dịch vụ không hỗ trợ sử dụng Webmail trên điện thoại. Do vậy, bạn cần phải có máy tính mới có thể sử dụng được. 
  • Xuất hiện nhiều quảng cáo khiến người dùng khó chịu: Vì vận hành trên nền tảng web nên không thể tránh khỏi việc xuất hiện các quảng cáo khi sử dụng. Điều này khiến người dùng cảm thấy phiền hà, bực bội. Tuy nhiên những quảng cáo này không quá dài và không chiếm nhiều diện tích hiển thị nên nó cũng không ra nhiều ảnh hưởng đến thao tác sử dụng. 
  • Cần chú ý đến chính sách bảo mật với nhà cung cấp: Các nhà cung cấp dịch vụ có quyền truy cập vào tất cả mail của bạn. Tuy nhiên, cũng có những công ty uy tín cung cấp chính sách bảo mật cho khách hàng. Vì vậy, bạn nên xem xét thật kỹ các điều khoản bảo mật khi trao đổi với nhà cung cấp để biết được dữ liệu của bạn đang được bảo vệ và được sử dụng như thế nào. 
  • Thư spam: Thư Spam được quản lý trong hộp thư spam. Tuy nhiên, việc gia tăng quá nhiều thư spam cũng khiến người dùng cảm thấy lo lắng về vấn đề bảo mật dữ liệu. Do vậy, đối với những thư được đánh dấu spam, tốt nhất là bạn nên xóa định kỳ đi. 
  • Dung lượng lớn có thể làm chậm đường truyền: Với những email có lồng mã HTML của website có dung lượng khá lớn. Điều này có thể khiến cho tốc độ đường truyền bị chậm hơn. 

Hướng dẫn sử dụng Webmail

Cách đăng nhập vào Webmail 

Bạn có thể đăng nhập trực tiếp vào Webmail bằng cách sử dụng tài khoản Email đã được tạo trên gói Email Hosting. Cách đăng nhập như sau: 

  • Bước 1: Truy cập vào Webmail theo đường dẫn của nhà cung cấp dịch vụ. 
  • Bước 2: Nhập địa chỉ Email và mật khẩu đã được tạo trên hệ thống của nhà cung cấp rồi nhấn vào ô “Đăng nhập”.

webmail là gì

Nếu là lần đầu tiên sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính. Tại đây, bạn nhấn vào dòng “set as default”. Sau đó, nhấn chọn vào mục “roundcube”, giao diện của Webmail sẽ được mở ra.

webmail là gì

Lưu ý: Nếu không may bạn làm mất tài khoản và mật khẩu đăng nhập, hãy liên hệ đến đơn vị cung cấp dịch vụ Hosting mà bạn đang sử dụng để được hỗ trợ. 

Gửi email bằng Webmail

  • Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công vào Webmail. Tại giao diện chính, bạn chọn “Compose” để soạn email.

webmail là gì

Cách soạn thảo email cũng tương tự như các công cụ quản lý khác.

webmail là gì

  • Bước 2: Sau khi soạn email thành công và nhập đầy đủ thông tin về tiêu đề, địa chỉ của người nhận, nhấn “Send” để gửi thư đi. 

Nhận email

  • Bước 1: Đăng nhập tài khoản. 
  • Bước 2: Khi vào vào giao diện chính, bạn tìm đến mục “Inbox”. Tại đây sẽ lưu trữ tất cả các thư đã gửi đến cho bạn. 

Hướng dẫn tạo chữ ký trên Webmail

Để tạo chữ ký trong Webmail, chúng ta thực hiện theo các bước sau: 

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Webmail của bạn. 
  • Bước 2: Tại giao diện chính, chọn “Thiết lập cấu hình”. 

cách tạo chữ ký trong web mail

Sau đó, chọn “Các nhận diện” và click vào biểu tượng dấu cộng “+” để thêm chữ ký.

cách tạo chữ ký trong web mail

Lúc này, mục chữ ký sẽ hiển thị ra, bạn chỉ cần nhập các nội dung chữ ký mong muốn rồi lưu lại là được. 

cách tạo chữ ký trong web mail

Trên đây là bài viết chia sẻ Webmail là gì. Hy vọng sẽ mang đến cho bạn đọc nhiều thông tin hay và hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến công cụ này, hãy để lại câu hỏi bình luận dưới bài viết, mình sẽ giải đáp cho bạn!

Bài viết tham khảo: Có 100 triệu nên đầu tư gì? Ý tưởng starup với 100 triệu

5/5 - (2 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *