Ngoài email, memo cũng được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến bởi tính tiện lợi. Vậy memo là gì? Memo dùng để làm gì? Cách viết memo như thế nào? Trong bài viết này, supperclean.vn sẽ cung cấp thông tin tổng quan và hướng dẫn cách viết memo hoàn chỉnh nhé!
Contents
Memo là gì?
Memo là cách viết tắt của “memorandum”, được hiểu là “bản ghi nhớ” hoặc “lời nhắc nhở”. Đây là một văn bản ngắn gọn dùng để liên lạc nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp.
Memo được gửi bởi cán bộ cấp cao hoặc cấp trên đến một nhóm nhân viên hoặc toàn bộ nhân viên trong công ty. Memo được trình bày súc tích, ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung.
Memo dùng để làm gì?
Memo được coi là một phiên bản rút gọn của email; được dùng để thông báo thông tin mới, yêu cầu hành động từ người nhận hoặc đưa ra gợi ý, lời khuyên về một vấn đề nào đó. Dưới đây là một số trường hợp dùng memo:
- Nhắc nhở tham dự cuộc họp, sự kiện
- Thông báo về thay đổi trong quy trình làm việc hoặc chính sách lương, thưởng,…
- Nhắc nhở những công việc cần hoàn thành ngay,…
Memo được gửi qua các kênh online như email hoặc các kênh giao tiếp riêng của doanh nghiệp.
Có những loại memo nào?
Tùy theo nội dung mà mamo được chia thành các loại sau:
- Memo thông báo: Thông báo về các sự kiện sắp xảy ra, thay đổi hoặc bổ sung thêm thông tin về quy trình làm việc, chính sách, quy định nội bộ,…
- Memo yêu cầu: Đề nghị hành động cụ thể từ phía người nhận, ví dụ yêu cầu giải quyết vấn đề hoặc đề xuất thực hiện dự án mới.
- Memo báo cáo: Báo cáo kết quả làm việc hoặc tiến độ thực hiện một dự án.
- Memo gợi ý: Đưa ra ý tưởng, lời khuyên hoặc gợi ý giải pháp cho vấn đề mà người nhận gặp phải.
- Memo đề xuất: Dùng để đề xuất, giới thiệu ý tưởng hoặc kế hoạch cho một dự án cụ thể.
- Memo cảnh báo: Cảnh báo về một vấn đề cụ thể, ví dụ như hoạt động bán hàng không đạt chỉ tiêu 2 tháng liên tiếp hoặc cảnh báo về các vấn đề an ninh, rủi ro trong công việc,…
Memo có mấy phần?
Để viết memo hoàn chỉnh, ngoài việc hiểu rõ memo là gì, chúng ta cần nắm rõ bố cục và cấu trúc chúng. Cấu trúc chung của memo gồm có:
Phần header
Phần header bao gồm các mục như tên thông báo (tiêu đề), người gửi/ người gửi và ngày nhận. Trong đó:
- Tiêu đề: Được đặt ở phía trên cùng của memo; thường để là “Memorandum”
- To: Là phần thông tin của người nhận, có thể là toàn bộ nhân viên hoặc một bộ phận nhất định.
- From: Là phần thông tin người gửi, có thể là Tổng Giám Đốc hoặc trưởng phòng
- Date: Thời gian gửi memo
- Subject: Nội dung memo
Ví dụ: Bạn muốn gửi thông báo đến toàn bộ nhân viên về sự thay đổi thời gian làm việc thì có thể trình bày phần header như sau:
MEMORANDUM
TO: Toàn bộ nhân viên Công ty ABC
FROM: Nguyễn Vũ Quang – Tổng Giám Đốc
SUBJECT: Thông báo về việc thay đổi thời gian làm việc.
Phần giới thiệu
Phần giới thiệu cần được trình bày ngắn gọn, súc tích và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Người viết có thể nêu trực tiếp thông báo.
Ví dụ: Memo dùng để thông báo tới team thông tin về dự án truyền thông cho sản phẩm Kelsey’s Baby Shower mà chúng ta sẽ thực hiện trong thời gian tới.
Thông tin chính
Nêu ra lý do cụ thể cho thông báo; có thể là bối cảnh hoặc nguyên nhân có memo này. Thông tin đưa ra cần đáp ứng hai tiêu chí là ngắn gọn và đầy đủ để người nhận tiếp thu nhanh nhất.
Ví dụ: Memo thông báo về tái tổ chức nội bộ, phần nội dung chính có thể trình bày như sau: “Công ty đang trong giai đoạn phát triển, Ban Giám Đốc đã quyết định tách team SEO ra khỏi team Digital Marketing để mọi người có thể tập trung cho công việc của mình tốt nhất. Trong quá trình làm việc, hai team vẫn có thể trao đổi, phối hợp và hỗ trợ nhau để đạt kết quả tốt nhất”.
Phần kết thúc
Sau khi nêu rõ thông tin về vấn đề, người viết sẽ đưa ra yêu cầu cụ thể cho từng nhân viên. Nếu là bản thông báo thì phần giới thiệu và thông tin chính gần như đã nêu hết nội dung; ở phần này bạn có thể chốt bằng câu khích lệ hoặc động viên. Ngược lại, nếu đây là thư yêu cầu thì có thể thêm câu kết như “Mọi thắc mắc hãy liên hệ đến ABC để được hỗ trợ và giải đáp”.
Cuối cùng là để lại chữ ký của người gửi.
Những lưu ý khi viết memo là gì?
Để tạo ra bản memo chuẩn và truyền tải thông điệp rõ ràng, người viết cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Đảm bảo thông tin truyền tải đến người nhận logic, dễ hiểu. Hạn chế sử dụng câu từ hoán dụ, ẩn dụ hoặc mờ nghĩa, không rõ nghĩa.
- Chia nhỏ memo thành các đoạn văn ngắn. Trình bày ngắn gọn, có thể đánh dấu thứ tự để người đọc theo dõi nội dung dễ dàng hơn.
- Trình bày đầy đủ bố cục. Đồng thời kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi để tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy cho memo.
Một số thông tin khác liên quan đến memo
Debit memo là gì?
Đây là chứng từ dùng trong thương mại xuất nhập khẩu nhằm đỉnh chỉnh tăng. Người mua hàng sẽ gửi debit memo cho người bán trong trường hợp muốn tăng giá trị hóa đơn khi bị sai dữ liệu.
Debit memo được áp dụng nhiều trong kinh doanh B2B, tức là giao dịch giữa hai hoặc nhiều công ty với nhau. Debit memo được phát hành khi:
- Hóa đơn thuế gốc (được phát hành) thấp hơn giá trị được tính thuế thực tế
- Hóa đơn thuế gốc được ban hành và thuế tính trong hóa đơn phải thấp hơn so với thuế thực tế cần nộp.
Legal memo là gì?
Legal memos có nghĩa là báo cáo pháp lý; được soạn thảo nhằm mục đích giải quyết những thắc mắc và yêu cầu của khách hàng.
Legal memos được xây dựng dựa trên những sự kiện thực tế, thông tin do khách hàng cung cấp và thông tin được thu thập bởi luật sư. Thông qua đó, luật sư sẽ tiến hành phân tích, đối với với quy định pháp luật để lập luận, đưa ra ý kiến và chỉ dẫn pháp lý phù hợp.
Use memo là gì?
useMemo là một react hook giúp xử lý các hoạt động phức tạp nhằm hạn chế tình trạng tiêu tốn nhiều tài nguyên của ứng dụng. Mặc dù rất hiệu quả khi tối ưu hiệu suất nhưng bạn vẫn nên cân nhắc khi sử dụng, trừ khi đây là một bài toán thực sự tốn nhiều công sức.
XEM THÊM:
Trên đây là bài viết chia sẻ về memo là gì và cách viết memo hoàn chỉnh. Hy vọng sẽ mang đến nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên the dõi chúng tôi để có thể cập nhật nhiều thông tin mới mẻ hơn nhé!
