Agenda là gì? Một chương trình agenda tốt thì cần những gì?

Agenda là gì? Đây là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong công tác tổ chức hội thảo, sự kiện, buổi lễ hay một cuộc họp,… Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau đây nhé!

Agenda là gì?

Agenda là một từ tiếng Anh, khi dịch sang tiếng Việt nó được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy theo văn phong và ngữ cảnh sử dụng như: chương trình nghị sự, việc phải lầm, kế hoạch làm việc, các chương trình làm việc, nhật ký công tác,…

agenda là gì
Agenda có nghĩa là gì?

Tuy nhiên, nó được dùng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh tế với ý nghĩa là chương trình nghị sự. Lúc này, Agenda được hiểu là những vấn đề phát sinh cần được giải quyết ngay trong hội nghị hay trong cuộc họp. 

Để dễ hiểu hơn, bạn có thể tham khảo các ví dụ dưới đây: 

  • Environmental Agenda: Chương trình nghị sự môi trường
  • Meeting Agenda title: Tiêu đề biên bản cuộc họp
  • Feminist Agenda: Chương trình nghị sự nữ quyền
  • Event Agenda: Chương trình sự kiện

Bài viết tham khảo: Cổ tức là gì? Cách tính tỉ lệ chi trả cổ tức như thế nào?

Một Agenda chương trình tốt cần những gì?

Một bản Agenda tốt, thu hút sẽ giúp người đọc cảm nhận được sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, nó cũng giúp người đọc có thể dễ dàng tiếp cận được các thông tin quan trọng, cần thiết để có sự chuẩn bị tốt nhất cho biên bản cuộc họp. Dưới đây là các yếu tố cần thiết để có bản Agenda chuẩn và tốt: 

  • Tiêu đề hấp dẫn để thu hút sự chú ý của mọi người. 
  • Xác định đúng thời gian, đúng đối tượng và đúng thời điểm
  • Mục đích rõ ràng, nội dung cụ thể, không lan man, dài dòng mà nên đi trực tiếp vào vấn đề. 

Các bước chuẩn bị chương trình agenda cho cuộc họp

agenda là gì
Cách tạo agenda chuẩn, chất lượng

Bước 1: Đặt tiêu đề

Tiêu đề là yếu tố có sức ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chương trình nhưng không nhất thiết phải đặt tiêu đề quá phức tạp, hoa mỹ. Bạn cần phải cho người đọc thấy được 2 vấn đề chính trong tiêu đề: đây là chương trình nghị sự cuộc họp và mục đích chính của chương trình agenda là gì. 

Để làm nổi bật và thu hút mọi người thì bạn nên để tiêu đề cùng phông chữ với phần văn bản còn lại của chương trình nghị sự và chỉnh size chữ to hơn cho dễ đọc. Thêm vào đó, hãy đảm bảo rằng màu nền, phông chữ và logo công ty phối hợp hài hòa. Không nên dùng quá nhiều màu sắc hay phông chữ khác nhau làm người xem rối mắt và bị phân tâm.

Bước 2: Trả lời câu hỏi “Ai?”, “Ở đâu?” và “Khi nào?”

Phần nội dung này được thể hiện ngay bên dưới tiêu đề. Cần phải cho người xem biết được thời gian, địa điểm và các thành phần mời tham dự. Tránh đưa ra những không tin không liên quan đến chủ đề cuộc họp. Dưới đây là các nội dung cần có cho phần thông tin này: 

  • Thời gian diễn ra cuộc họp (Ngày và giờ): Có thể gộp vào một ô trong trường thông tin hoặc chia thành 2 phần riêng biệt tùy vào cách trình bày bố cục của từng người. 
  • Địa điểm diễn ra cuộc họp: Nên để thông tin cụ thể về phòng, ban diễn ra cuộc họp thay vì để thông tin chung chung như địa chỉ trụ sở văn phòng, công ty. 
  • Các thành phần mời tham dự: Để thuận tiện cho việc phân biệt được những người bạn chưa biết thì nên ghi tên kèm theo chức danh của họ. 
  • Cá nhân đặc biệt: Các đối tượng như nhà lãnh đạo, người diễn thuyết, công ty đối tác cao cấp,… có thể xếp vào mục “cá nhân đặc biệt”. 
mẫu nội dung kế hoạch
Mẫu agenda cho cuộc họp công ty

Bước 3: Đề cập đến mục đích chính của cuộc họp

Đối với phần nội dung này, cần phải trình bày trực tiếp, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, không lan man. Để thu hút độc giả, bạn có thể sử dụng định dạng chữ in đậm hoặc gạch chân để bất kỳ ai khi nhìn vào đều có thể nhìn thấy rõ được. 

Bước 4: Đưa ra lịch trình và chỉ rõ các điểm chính trong cuộc họp

Vai trò của agenda là gì? Mỗi cuộc họp diễn ra trong thời gian dài vì có quá nhiều vấn đề cần phải bàn luận và giải quyết. Do vậy, những người đảm nhận làm agenda cần phải chỉ rõ những điểm chính để hạn chế sai sót cũng như các vấn đề phát sinh trong cuộc họp.

Bạn nên để trống một dòng để ngăn cách phần nội dung này với nội dung trước đó. Ngoài ra, cũng có thể phân chia các mục nội dung dựa trên nguyên tắc ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc từng phần cho phù hợp với từng nội dung cụ thể. Để làm tốt được phần này, bạn phải ước tính được thời gian cho từng mục của chương trình để cuộc họp diễn ra thành công nhất. 

Bước 5: Nên dành chút thời gian cuối cuộc họp cho phần hỏi đáp

Ở bước này, bạn nên lựa theo tình hình hoặc khoảng thời gian còn lại sau khi phân bố để tránh không làm cháy agenda. Nếu còn thời gian trống, bạn có thể để mọi người đặt câu hỏi liên quan đến vấn đề thảo luận trong cuộc họp. Ngoài ra, cũng có thể đưa ra các ý kiến bổ sung, góp ý để buổi họp diễn ra thành công. 

Nếu không còn nhiều thời gian, nên hạn chế số lượng câu hỏi và linh động hơn để tạo ra agenda hoàn hảo. 

agenda là gì
Tương tác, đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề thảo luận

Bước 6: Kiểm tra trước khi phân phát agenda chương trình cuộc họp

Trước khi bắt đầu, bạn nên dành thời gian để kiểm tra, rà soát hết một lượt nội dung xem còn mắc lỗi nào không. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa thể hiện sự tôn trọng đối với người xem và không để bất kỳ sai sót nào có thể xảy ra trong cuộc họp. 

Phân biệt agenda với một số thuật ngữ tương đồng khác

Hiện nay, có khá nhiều từ đồng nghĩa với agenda khiến các bạn phân vân không biết nên lựa chọn từ ngữ nào cho phù hợp. Vậy thì cùng tìm hiểu những thông tin dưới đây để hiểu rõ hơn:

  • Schedule: Được dùng khi đề cập đến lịch trình. Tuy nhiên, thuật ngữ này được sử dụng để nói về kế hoạch của một tổ chức hoặc một cá nhân nào đó. 
  • Diary: Dùng để chỉ nhật ký công việc được ghi chép mỗi ngày. Nó có ý nghĩa khá giống với kế hoạch nhưng dùng để ghi lại những công việc bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho nó, làm những gì và kết quả đạt được. 
  • Timetable: Dùng để chỉ lịch trình; tuy nhiên chỉ dùng trong trường hợp chỉ một khoảng thời gian và có ít nội dung diễn ra trong chính khoảng thời gian đó. 

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc agenda là gì. Hy vọng với những thông tin bổ ích này sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *