Agenda được sử dụng phổ biến trong các buổi hội thảo, cuộc họp hay sự kiện. Vậy agenda là gì? Cách tạo agenda như thế nào? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này nhé!
Contents
Agenda là gì?
Từ điển Cambridge đã giải thích agenda là gì như sau: Agenda meaning a list of matters to be discussed at a meeting. Tạm dịch là “danh sách các vấn đề cần được xử lý và thảo luận trong cuộc họp”.
Như vậy, agenda là tài liệu ghi rõ các nhiệm vụ cần phải giải quyết trong cuộc họp hoặc hội nghị. Nội dung ghi trong agenda khá ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo sự chi tiết và đầy đủ nhất. Agenda được dùng nhiều trong lĩnh vực kinh tế.
Nếu dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt, agenda có nghĩa là chương trình. Nó thường đi kèm với một số từ ngữ khác để thể hiện rõ tính chất cũng như mục tiêu của hoạt động. Ví dụ như sau:
- Meeting agenda: Chương trình họp
- Event agenda: Chương trình sự kiện
- Political agenda: Chương trình nghị sự chính trị
- Hidden agenda: Chương trình nghị sự bí mật
Vai trò của agenda là gì?
- Agenda cung cấp thông tin tổng quan giúp người tham dự nắm rõ các nội dung thảo luận trong cuộc họp để có sự chuẩn bị chu đáo hơn.
- Agenda giúp tổ chức sự kiện, cuộc họp, hội thảo,… có hệ thống cụ thể vì các nội dung quan trọng đã được lên kế hoạch và chuẩn bị từ trước.
- Giúp người tham gia tập trung vào vấn đề quan trọng, tránh tình trạng nội dung cuộc họp bị lệch hướng, làm mất thời gian của cả đội.
- Quản lý thời gian hiệu quả vì mỗi mục đều có giới hạn thời gian trình bày cụ thể.
- Thông qua agenda, bạn có thể dễ dàng biết được nội dung nào chưa được xử lý, nội dung nào đã được giải quyết để có kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo.
Bố cục của một agenda chuyên nghiệp
Một agenda hoàn chỉnh, chuyên nghiệp bao gồm các thành phần sau:
Tiêu đề
Tiêu đề agenda là gì? Tiêu đề agenda được đặt phía trên cùng, trình bày ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu nhưng phải thể hiện được nội dung hoạt động.
Khi trình bày tiêu đề nên chọn font chữ dễ nhìn, in đậm và có kích thước lớn hơn so với các thành phần khác trong agenda. Không nên chọn font chữ cách điệu, phức tạp khiến người xem bị rối mắt và khó chịu.
Thời gian, địa điểm, người tham dự
Phần tiếp theo trong agenda là mục thời gian, địa điểm và các thành phần tham dự cuộc họp:
- Thời gian: Thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động. Thời lượng của từng nội dung và các hoạt động trong agenda.
- Địa điểm: Là nơi diễn ra hoạt động, có thể là một địa chỉ cụ thể hoặc một nền tảng trực tuyến.
- Người tham dự: Liệt kê tên, chức vụ, vai trò và trách nhiệm của những người tham gia.
Nội dung chương trình
Nội dung agenda là gì? Đây là phần quan trọng nhất của agenda, bao gồm các hoạt động hoặc vấn đề cần được giải quyết trong cuộc họp. Nội dung agenda được chia thành các mục cụ thể và sắp xếp theo trình tự thời gian. Các nhiệm vụ quan trọng nên ưu tiên phía trên.
Tương ứng với mỗi nhiệm vụ là tên của người phụ trách. Điều này giúp hạn chế trường hợp họ rời khỏi cuộc họp giữa chừng và có sự chuẩn bị tốt nhất. Ngoài ra, mỗi nhiệm vụ sẽ có thời gian trình cụ thể cuộc họp/ sự kiện đạt hiệu quả, tránh tình trạng thiếu giờ.
Các xây dựng agenda là gì?
Xác định mục đích của cuộc họp
Trước khi làm agenda, bạn cần hiểu rõ mục đích và mục tiêu hướng tới của cuộc họp. Từ đó có thể liệt kê các nhiệm vụ quan trọng giúp cho cuộc họp đạt hiệu quả nhất.
Lấy ý kiến của người tham dự
Đây là cách giúp bạn có thể duy trì sự tham gia của tất cả người tham dự trong suốt cuộc họp. Bạn cũng có thể yêu cầu họ đề xuất những chủ đề hoặc câu hỏi mà họ muốn được đề cập trong cuộc họp.
Sau khi đã có danh sách ý tưởng, hãy xem xét và quyết định xem nên đưa những mục nào vào cuộc họp.
Xác định mục đích cho mỗi nhiệm vụ
Tất cả các nhiệm vụ được đề xuất trong cuộc họp đều có mục đích. Đó có thể là tìm kiếm nguồn gốc vấn đề, chia sẻ thông tin hoặc ra quyết định. Với mỗi nhiệm vụ, hãy ghi lại mục đích cụ thể để người tham dự biết được ý định của bạn là muốn họ ra quyết định hay đóng góp ý kiến.
Phân chia thời gian hợp lý
Hãy ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ trong cuộc họp. Điều này đảm bảo agenda có đủ thời gian để trình bày tất cả các vấn đề đã lên kế hoạch trước đó. Đồng thời giúp những người tham gia có thể điều chỉnh thời gian trình bày ý kiến cá nhân phù hợp.
Nếu agenda có quá nhiều vấn đề cần thảo luận thì bạn có thể giới hạn thời gian cho một số chủ đề nhất định. Có thể khuyến khích người tham gia đưa ra những quyết định nhanh chóng nếu cần thiết để duy trì cuộc họp theo đúng lịch trình sắp xếp ban đầu.
Dành thời gian để giải quyết thắc mắc vào cuối buổi họp
Nên dành chút thời gian cuối buổi họp để giải đáp câu hỏi thắc mắc. Nếu như không có nhiều thời gian thì hãy chọn những câu hỏi đi đúng trọng tâm buổi họp và đề xuất biện pháp tốt nhất.
Kiểm tra agenda trước khi chia sẻ với người khác
Sau khi hoàn thành, hãy kiểm tra agenda cẩn thận trước khi đưa đến tay người tham dự. Bản agenda cần được trình bày khoa học, dễ hiểu và đầy đủ thông tin. Cần chú ý đến lỗi chính tả, ngữ pháp, cách diễn đạt và cách dùng từ.
Phân biệt agenda với các thuật ngữ khác
- Schedule: Schedule có nghĩa là lịch trình, mang ý nghĩa khá giống với agenda. Tuy nhiên, agenda được dùng phổ biến trong công việc. Bạn có thể dùng nó như một bản mô tả về một kế hoạch cụ thể nào đó.
- Diary: Có nghĩa là “sổ nhật ký ghi chép hàng ngày”, bên trong gồm có thời gian (ngày, tháng) và nội dung cụ thể diễn ra trong khoảng thời gian đó.
- Timetable: Timetable thường đề cập đến khoảng thời gian cố định và ít thay đổi. Trong khi đó, agenda có nhiều nội dung đa dạng hơn và thay đổi thường xuyên tùy theo từng thời điểm.
- Minutes: Đây là biên bản ghi lại các hoạt động diễn ra trong cuộc họp. Nó bao gồm nội dung, kết luận, quyết định và các hành động tiếp theo. Minutes được soạn thảo sau khi cuộc họp kết thúc và gửi cho những người tham gia tiện theo dõi. Trong khi đó, agenda được làm trước khi cuộc họp diễn ra.
- Checklist: Đây là danh sách những công việc cần thực hiện. Checklist giúp bạn có thể kiểm soát những việc nhỏ nhất, tránh tình trạng bỏ sót hay quên.
Một số agenda mẫu
XEM THÊM:
Trên đây là bài viết chia sẻ chi tiết về agenda là gì và hướng dẫn làm agenda chuyên nghiệp, hoàn chỉnh. Mong rằng những thông tin trên có thể phục vụ tốt nhất cho công việc của bạn! Đừng quên theo dõi SUPPERCLEAN để có thêm nhiều thông tin thú vị hơn nhé!
