Với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản như Microsoft Word hay các dạng phần mềm khác ngày càng trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống. Một văn bản tiêu chuẩn không chỉ cần đầy đủ về nội dung mà còn phải chú ý đến định dạng, trình bày. Vậy định dạng văn bản là gì, có những kiểu định dạng văn bản nào? Bài viết sau sẽ giải đáp thắc mắc của bạn về định dạng văn bản.
Contents
Tìm hiểu khái niệm định dạng văn bản là gì
Định dạng văn bản hay thao tác định dạng là quá trình trình bày soạn thảo văn bản. Quá trình định dạng bao gồm cách văn bản được tổ chức, sắp xếp bố cục trực quan trên trang.
Thao tác định dạng văn bản bao gồm lựa chọn phông chữ, kích thước phông chữ và cách trình bày (như in đậm hoặc nghiêng), khoảng cách, lề, căn chỉnh, cột, thụt lề… Về cơ bản, câu trả lời cho câu hỏi định dạng văn bản là làm gì, đó là hành động tổ chức lại cơ chế về cách các từ xuất hiện trên trang.
Một tài liệu, văn bản có định dạng tốt là cách trình bày phải nhất quán, chính xác với những tiêu chuẩn, yêu cầu của thể loại và dễ đọc. Thông thường đối với mỗi loại văn bản được sử dụng cho các mục đích khác nhau lại có những tiêu chuẩn riêng về việc định dạng. Điều này giúp chúng ta không bị bối rối khi thao tác định dạng và cũng giúp các văn bản cùng loại được nhất quán về hình thức hơn.
Giới thiệu các kiểu định dạng văn bản phổ biến là gì
Hiện nay phần mềm phổ biến nhất trong việc định dạng văn bản là Microsoft Word. Phần mềm này chia việc định dạng văn bản thành 3 kiểu chính: Định dạng ký tự, định dạng đoạn văn và định dạng trang văn bản. Vậy đặc điểm của những kiểu định dạng văn bản này là gì?
XEM THÊM: Chia sẻ từ A – Z về tài khoản thu phí thường niên là gì?
Định dạng ký tự trong văn bản là gì
Với Microsoft Word, mọi ký tự trong văn bản đều có thể định dạng bằng cách thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, màu sắc, định dạng in nghiêng, in đậm hay gạch chân hay viết hoa…
Để định dạng ký tự trong word, đầu tiên hãy bôi đen những kí tự mà mình cần định dạng. Sau đó bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tiến hành định dạng.
- Định dạng bằng tab trên trang chủ: Vì định dạng ký tự là một trong những tính năng Word thường được sử dụng nhất, Microsoft đã đặt các lệnh định dạng phổ biến nhất ngay trên tab Trang chủ. Bạn chỉ cần nhấn vào những cài đặt mà bạn muốn thay đổi để bắt đầu định dạng.
- Định dạng bằng thanh công cụ mini: Thanh công cụ nhỏ (mini toolbar) bật lên sau khi bạn bôi đen văn bản cần định dạng. Thanh công cụ nhỏ tập trung vào hiển thị các lệnh cơ bản nhất, hầu hết trong số đó là các lệnh định dạng kí tự.
- Định dạng bằng phím tắt: Đây là cách định dạng tiện lợi và nhanh chóng nhất. Tuy nhiên bạn cần phải nhớ các phím tắt để có thể sử dụng phương pháp này. Ví dụ Ctrl + I là định dạng in nghiêng, Ctrl + B là in đậm…
Định dạng đoạn văn bản là gì
Định dạng một đoạn văn là cách bạn trình bày, bố trí lại cả một đoạn văn bản trong trang soạn thảo. Các kiểu định dạng khác thay đổi bản chất của đoạn văn, như thêm đường viền hoặc biến đổi đoạn văn thành danh sách được đánh số, dấu đầu dòng. Các lệnh định dạng đoạn văn nằm ngay bên cạnh nhóm định dạng ký tự trên thanh công cụ chính của Word.
Bạn không cần phải chọn văn bản để định dạng một đoạn văn, chỉ cần đảm bảo điểm chèn soạn thảo nằm trong đoạn văn bạn muốn định dạng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn định dạng nhiều đoạn văn cùng một lúc thì phải bôi đen toàn bộ trước khi bạn áp dụng lệnh.
Định dạng trang văn bản là gì?
Định dạng trang văn bản là các thao tác để căn chỉnh, chỉnh sửa việc trình bày của trang soạn thảo word. Có nhiều lệnh để định dạng trang văn bản như: căn chỉnh lề văn bản, cài đặt khoảng cách giữa các dòng, các đoạn văn, đánh số trang văn bản…
Mục đích chính của việc định dạng văn bản là gì?
Định dạng văn bản là việc bắt buộc khi soạn thảo các văn bản trong word, nhất là những văn bản chính quy, những văn bản mà bạn sẽ gửi chúng cho nhiều người khác đọc. Vậy mục đích của việc định dạng văn bản là gì?
Để tăng tính thẩm mỹ, tính dễ đọc cho văn bản
Một văn bản thu hút người đọc là một văn bản phải được trình bày một cách rõ ràng, khoa học và có những điểm nhấn mạnh nhất định. Bởi thông thường khi tiếp xúc với một văn bản, bộ não của chúng ta sẽ đọc lướt và nhìn vào những điểm nổi bật. Sự hấp dẫn trực quan của một tài liệu có ảnh hưởng đến người đọc và cách họ cảm nhận thông tin. Vì vậy, điều quan trọng trong bất kỳ bài viết hoặc tài liệu nào là cách định dạng văn bản. Nếu như văn bản của bạn không được trình bày đẹp, đúng cách, người đọc sẽ khó tập trung vào nội dung và cảm thấy nhàm chán.
XEM THÊM: SPEC là gì? Tìm hiểu bảng SPEC trong xây dựng và IT là gì?
Tạo ra tính nhất quán và quy luật cho các văn bản cùng loại
Với mỗi loại văn bản được sử dụng cho các mục đích khác nhau, người ta sẽ đặt ra những tiêu chuẩn định dạng khác nhau. Điều này giúp các văn bản dễ tổ chức hơn và trông đồng bộ hơn. Ví dụ, người ta đặt ra các tiêu chuẩn định dạng văn bản cho luận văn tốt nghiệp đại học, văn bản quy phạm pháp luật, văn bằng chứng từ…
Bài viết đã giải đáp các thắc mắc về định dạng văn bản là gì và giới thiệu những kiểu định dạng văn bản phổ biến trong Microsoft Word. Định dạng văn bản vô cùng quan trọng đối với việc trình bày các tài liệu trong nhiều lĩnh vực của đời sống hiện nay. Do vậy, bạn hãy chú ý hơn đến vấn đề định dạng này nhé.
