Fax là gì? Máy Fax là gì? Cách gửi fax như thế nào?

Fax là gì? Đây là một vật dụng quen thuộc đối với dân văn phòng dùng để gửi và nhận thông tin trong khoảng thời gian ngắn nhất. Bạn đã biết gì về thiết bị này chưa? Cùng supperclean.vn tìm hiểu qua những thông tin chia sẻ dưới đây nhé!

fax là gì
Tìm hiểu về fax và cách gửi fax online

Fax là gì? Những định nghĩa liên quan đến fax

Fax là từ tiếng Anh được phát âm gọn từ “facsimile” trong tiếng La tinh. Khi dịch ra tiếng Việt, fax có nghĩa là điện thư. Đây là kỹ thuật được sáng chế bởi một nhà khoa học nổi tiếng người Anh tên là Alexander Bain. Về sau, nó được nhiều nhà hoa học khác nghiên cứu và tiếp tục phát triển cho đến ngày nay. 

Máy fax là gì? 

Là thiết bị điện tử có chức năng gửi những bản copy trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện. Máy fax có chức năng rà quét văn bản gốc. Sau đó, chúng sẽ biến đổi thông tin thành tín hiệu và gửi đến người nhận qua đường dây dẫn. Sau khi tín hiệu được phát thành công, máy fax bên người nhận sẽ đổi những tín hiệu đó và in thành văn bản. 

fax là gì
Hình ảnh máy fax

Hay nói cách khác, máy fax là thiết bị dùng để gửi tài liệu thông qua một mạng điện thoại nào đó. Chiếc máy fax đầu tiên ra đời chỉ có thể gửi tín hiệu quả hệ thống dây dẫn. Đến năm 1924, các nhà khoa học đã nghiên cứu và có thể sử dụng sóng radio để gửi fax cho nhau thông qua các sự dao động của các bước sóng. Ngày nay, việc gửi fax có thể được thực hiện giữa hai máy fax, giữa máy fax với điện thoại, máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử nào có thể gửi và nhận fax được

Bài viết tham khảo: Scrum là gì? Agile là gì? Bạn biết gì về mô hình Agile & Scrum

Số fax là gì? 

Tương tự như số điện thoại, số fax là một dãy số riêng biệt được dùng để phân biệt thông tin liên lạc của từng người và tránh trường hợp gửi sai. Để trao đổi thông tin với đối tác, bạn cần phải gửi số fax của mình cho họ. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể tạo cho mình một hoặc nhiều số fax khác nhau. 

Thông thường, số fax sẽ đặt theo số điện thoại của công ty hoặc cũng có thể là một dãy số mới hoàn toàn. Ví dụ, số fax của Công ty bánh kẹo Tràng An được lấy từ chính số điện thoại của công ty: (+84)(04) 3756 4138. 

Gửi fax là gì? 

Đó là hoạt động gửi tài liệu, thông tin đến các khách hàng và đối tác dựa trên số fax mà họ cung cấp. Hình thức này được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính bảo mật và độ tín nhiệm cao. 

Thực trạng gửi fax tại Việt Nam

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc gửi và nhận thông tin bằng gmail trở nên phổ biến và được ưu tiên sử dụng hơn. Bên cạnh đó, rất nhiều các ứng dụng chat online như zalo, skype, telegram,… cũng cho phép người dùng gửi file và tài liệu miễn phí. 

Điều này khiến cho hoạt động gửi fax không còn phổ biến như trước nữa. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc là fax đã bị khai tử hoàn toàn. Hình thức này vẫn được dùng ở một số doanh nghiệp và công ty bởi nó mang lại rất nhiều lợi ích như: 

  • Fax có độ bảo mật thông tin tốt hơn gmail hay các ứng dụng chat online khác.
  • Khả năng xử lý tín hiệu tốt. 

Hiện nay, dù không phát triển mạnh như email, gmail nhưng gửi fax vẫn là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính bảo mật cao. 

fax là gì
Tại Việt Nam, việc gửi fax không quá phổ biến và phát triển mạnh như gmail

Máy fax có công dụng gì?

  • Thiết bị có khả năng hoạt động giống như chiếc máy photocopy; cho phép người dùng sao chép thông tin nhanh chóng chỉ sau vài giây ngắn ngủi.
  • Một trong những công dụng chính của máy fax là in fax, bạn chỉ cần tùy chọn phun màu và laser, toàn bộ quá trình in sẽ trở nên chính xác và tiết kiệm khá nhiều chi phí.  
  • Máy fax cho phép in văn bản fax từ bộ nhớ ngay cả khi nó đang truyền fax khác hoặc đang quét khi nhận tin. 
  • Máy fax giúp người dùng có thể gửi và nhận tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian. 

Cách gửi fax

Không cần phải đầu tư tài để mua một chiếc máy fax, bạn vẫn có thể gửi fax online bằng máy tính và gmail đơn giản. Cách thực hiện cụ thể như sau: 

Gửi fax bằng máy tính 

Bước 1: Nhập từ khóa fax trên thanh tìm kiếm để mở chương trình fax. Tiếp đó, nhấn vào mục “New fax”. Một cửa sổ mới xuất hiện, chọn “Next” để tiếp tục. 

gửi thư điện tử
Chọn “New fax” để bắt đầu gửi fax

Bước 2: 

  • Nhập tên của người nhận fax vào mục “To”. Nhập số fax của người nhận vào mục “Number”. Nếu người nhận đã có sẵn thông tin trong sổ địa chỉ Address Book thì chỉ cần nhấn vào “Address Book” để chọn người nhận. 
  • Bạn cũng có thể gửi cùng lúc một bản fax tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn vào nút “Add” và nhập thêm tên, số fax của người nhận khác vào. Sau khi hoàn tất, chọn “Next” để tiếp tục. 

Bước 3: Nhấn vào mục “Cover page template” để chọn mẫu fax. Nhập tiêu đề cho fax tại mục “Subject” và nhập nội dung vào mục “Note” rồi chọn “Next” để tiếp tục. 

Bước 4: Tại mục “Schedule”, nếu muốn gửi fax luôn thì chọn “Now” hoặc ấn định thời điểm muốn gửi fax bằng cách nhấn vào mục “Specific time in the next 24 hours”. 

Để chọn mức độ ưu tiên cho bản fax, bạn cần chú ý đến mục “What is the fax priority?”. Nếu chọn “High” thì bản fax này được ưu tiên gửi trước. Sau đó, nhấn chọn “Next” để tiếp tục. 

Như vậy, bạn đã tạo xong một bản fax và chỉ cần nhấn “Finish” để gửi. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xem cũng như chỉnh sửa lại bản fax trước khi gửi bằng cách nhấn vào “Preview fax”. 

Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa, nhấn vào biểu tượng “Save” để lưu lại và nhân “Finish” để gửi fax là được. 

Gửi fax bằng gmail

Để gửi fax online bằng gmail, hãy chắc chắn một điều rằng bạn đã có tài khoản fax trực tuyến. Nếu chưa thì hãy đăng ký tài khoản trước khi gửi nhé. 

Bước 1: Mở và đăng nhập vào tài khoản gmail như bình thường. (Lưu ý: không thể gửi fax qua ứng dụng gmail trên điện thoại). 

Bước 2: Nhấn vào “COMPOSE” (soạn) vào phần phía trên và bên trái của hộp thư. 

Bước 3: Nhập số fax kèm theo phần mở rộng dịch vụ của người bạn muốn gửi bản fax này vào mục “To”.

Ví dụ: Bạn đang sử dụng RingCentral để gửi thì chỉ cần gõ số fax kèm theo phần mở rộng là rcfax.com như trong ảnh vào mục “To” là được. Lưu ý, nếu muốn gửi tài liệu ra nước ngoài thì cần phải thêm quốc gia vào đầu số fax.

gửi thư điện tử

Bước 4: Nhập chủ đề cho bản fax vào mục ‘Subject”. 

Bước 5: Nhập thông tin muốn gửi hoặc tải file tài liệu lên. 

Bước 6: Cuối cùng, nhấn “send” để hoàn tất quá trình gửi. 

Lưu ý khi gửi fax

  • Những bản fax chưa gửi sẽ được lưu trong mục “Outbox”. Khi được gửi thành công, chúng được lưu trong mục “Send Items”. Các bản fax nhận sẽ được lưu ở mục “Inbox”. Bạn cần nhớ rõ điều này để dễ dàng tìm kiếm fax hơn trong quá trình sử dụng. 
  • Tùy theo cách cài đặt mà những bản fax sau khi nhận có thể được in thẳng ra máy in hoặc được lưu trữ thêm một bản sao trong thư mục được chỉ định. 
  • Bên cạnh việc gửi fax bằng chương trình được tích hợp sẵn trên window, bạn có thể gửi bằng những chương trình từ ứng dụng có chức năng in như word,….

Mong rằng qua bài viết trên sẽ giúp bạn fax là gì và cách gửi fax online đơn giản. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, quý bạn đọc hãy để lại bình luận bên dưới bài viết để được hỗ trợ sớm nhất nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *