Quản lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình quản lý khoa học, hiệu quả nhiều thì doanh nghiệp đã tìm đến những phần mềm hỗ trợ và một trong số đó có phần mềm HRM. Vậy HRM là gì? Phần mềm HRM có vai trò và tính năng như thế nào? Mời bạn đọc cùng với chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.
Contents
HRM là gì?
HRM là viết tắt của cụm từ “Human Resource Management” có nghĩa là “Quản trị nguồn nhân lực”. Từ góc độ các nhiệm vụ cụ thể thì quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, xây dựng cũng như phát triển, sử dụng và đánh giá, giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức (bao gồm cả về số lượng và chất lượng).
HRM được coi là một trong những khâu quan trọng, có vị trí trung tâm trong việc thành lập, duy trì cũng như phát triển doanh nghiệp. Nó gián tiếp tìm ra và ứng dụng các phương pháp tốt nhất để đóng góp vào các mục tiêu chung của tổ chức, thông qua việc phát huy tài năng của con người. Ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng các phần mềm để hỗ trợ giảm tải các công việc quản lý nhân sự.
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management software) được hiểu là phần mềm nhân sự được thiết kế để quản lý, tối ưu hóa cũng như là hỗ trợ các nhiệm vụ có liên quan đến nhân sự.
Phần mềm này giúp cho nhân viên và quản lý phát huy được hết khả năng trong công việc của họ. Đồng thời, dựa trên kết quả của phần mềm HRM mà doanh nghiệp cũng sẽ biết được nên tiếp tục hay là thay đổi định hướng mới.
XEM THÊM: Hạch toán là gì? Tìm hiểu chi tiết về hạch toán kế toán
Phân loại phần mềm HMR
- Phần mềm quản lý nhân sự căn bản: Phần mềm này cung cấp cho doanh nghiệp 3 tính năng chính, đó là: Định vị vị trí của nhân viên, đánh giá KPI và tính lương nhân viên. Đây đều là các tính năng mà doanh nghiệp nào cũng cần và đều phải có ở mỗi phần mềm tính công lương.
- Hệ thống nhân sự chiến lược: So với phần mềm quản lý nhân sự căn bản thì hệ thống quản lý nhân sự chiến lược chú ý nhiều hơn đến việc tuyển dụng. Các hệ thống này thì thường đi kèm với bộ dụng cụ quản lý và đào tạo của doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng hệ thống này thường là những doanh nghiệp hoặc là các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.
- Quản lý nhân sự trọn vẹn: Những phần mềm HRM này hỗ trợ lên lịch cũng như giám sát lực lượng lao động của bạn khi mà các dữ liệu của nhân viên mới hay thực tập sinh được thêm vào hệ thống. Hệ thống này giúp đánh giá hiệu suất của nhân viên, theo dõi thời gian làm việc, chi phí… để từ đó có được kết quả tổng quan và chân thực nhất.
Vai trò của phần mềm HRM là gì?
Giúp quản lý hồ sơ nhân viên
Phần mềm HRM có khả năng lưu trữ toàn bộ các thông tin cá nhân, hợp đồng làm việc cũng như là những cam kết giữa người lao động và doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Điều này giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được nhanh chóng bức tranh nhân sự tổng thể của doanh nghiệp mình; dễ dàng tìm kiếm khi cần và quản lý quá trình làm việc của nhân viên một cách khoa học nhất.
Giúp chấm công, tính lương đơn giản hơn
Việc sử dụng phần mềm HRM sẽ giúp bạn có thể quản lý chi tiết từng ca làm việc, làm thêm, ngày nghỉ, ngày nghỉ bù hay việc nghỉ chế độ thai sản của từng nhân viên ở từng phòng ban khác nhau. Từ đó tránh tình trạng chấm công thiếu hay tính toán sai…
Hệ thống không chỉ tính toán lương tự động, nhanh chóng, chính xác mà còn kết hợp với đó là việc đánh giá, bảo hiểm. Đảm bảo đồng bộ, chế độ thưởng và phạt cho nhân viên một cách minh bạch. Vừa tiết kiệm thời gian cho phòng nhân sự vừa đem lại hiệu quả công việc cao cho doanh nghiệp.
XEM THÊM: Vlog là gì? Bật mí những điều thú vị liên quan đến Vlog
Giúp đưa ra các quyết định đúng đắn về nhân sự
Phần mềm sẽ giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quan, thực tế vào hoạt động của doanh nghiệp cũng như tình trạng nguồn nhân lực một cách nhanh chóng. Nó được thông qua hệ thống báo cáo quản trị và phân tích có chiều sâu, trực quan sinh động thay vì là báo cáo thống kê dạng dữ liệu. Từ đó kịp thời đưa ra các quyết định điều hành.
Hỗ trợ tuyển dụng online
Việc quản lý tuyển dụng thực sự vô cùng phức tạp với rất nhiều đầu việc liên quan làm tiêu tốn phần lớn thời gian của đội ngũ nhân sự. Phần mềm HRM sẽ giúp cho cho quy trình này chặt chẽ và dễ thực hiện hơn rất nhiều.
Thông thường thì các phần mềm có thể kết nối với các sàn giao dịch việc làm, website tuyển dụng. Ứng viên chỉ cần đăng ký thông tin, nhấn nút nộp hồ sơ thì các thông tin này sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống. Ứng viên cũng có thể đăng nhập vào hệ thống để biết được vị trí mình ứng tuyển cần các điều kiện chi tiết như thế nào và theo dõi các thông tin có liên quan.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Việc số hóa toàn bộ các dữ liệu nhân sự trên phần mềm HRM cho phép nhân viên có thể chủ động theo dõi tất cả những dữ liệu cá nhân của mình thông qua một tài khoản của riêng họ. Họ không phải thắc mắc xem công ty có thực sự đóng bảo hiểm cho mình hay không; các điều khoản hợp đồng ra sao; tiền lương, thưởng và chế độ như thế nào….
Bộ phận nhân sự sẽ không phải giải quyết những câu hỏi, khiếu nại cho hàng trăm nhân viên. Từ đó giúp giảm tải rất nhiều công việc hành chính để có thời gian tập trung vào phát triển những chiến lược mới cho công ty.
Tính năng của phần mềm HRM là gì?
Quản lý thông tin nhân sự
Phần mềm sẽ giúp lưu trữ tất cả các thông tin như: thông tin liên lạc, thông tin cá nhân, chức danh, trình độ chuyên môn, quan hệ thân nhân… một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Nó bao gồm cả nhân viên hiện tại và cả những nhân sự đã nghỉ việc.
Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin khi cần. Phần lớn thì các phần mềm đều không giới hạn về số lượng hồ sơ lưu trữ. Vì thế mà doanh nghiệp không cần quá lo lắng nếu như có mở rộng quy mô trong tương lai. Quá trình lưu trữ, kiểm soát, thưởng phạt hay thay đổi đều sẽ được tối ưu hoá.
XEM THÊM: Phẩm chất là gì? Những phẩm chất cần thiết để thành công
Quản lý hợp đồng
Doanh nghiệp và cá nhân công tác phải có hợp đồng lao động theo như quy định của Pháp luật để đảm bảo quyền lợi nhân viên và sự chuyên nghiệp của tổ chức. Phần mềm HRM sẽ hỗ trợ quản lý cũng như cảnh báo thời hạn hợp đồng. Qua đó doanh nghiệp có thể tiến hành gia hạn hợp đồng, tạm hoãn hợp đồng hoặc là lưu trữ hồ sơ nghỉ việc.
Phát triển nguồn nhân lực thông qua đào tạo, đánh giá
Đánh giá định kỳ và đào tạo bổ sung là công tác thường kỳ đối với doanh nghiệp. Không chỉ giúp phát triển năng lực, tri thức nội bộ mà đây cũng là cơ hội cho nhân viên trau dồi thêm kiến thức.
Đào tạo, đánh giá cũng sẽ giúp nhà quản trị đưa ra nhận định chính xác hơn về năng lực của người lao động. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên mục tiêu đào tạo sao cho hợp lý nhất.
Hiện nay thì một số phần mềm nhân sự HRM có kết hợp phân hệ đánh giá và đào tạo. Với kết quả đánh giá khách quan thì bạn sẽ biết được điểm yếu nằm ở đâu. Khi đó thì hiệu quả của chương trình đào tạo sẽ được tăng lên và tạo ra sự công bằng trong nội bộ.
Ngoài ra thì hệ thống còn hỗ trợ theo dõi chi phí đào tạo và tạm ứng đào tạo theo từng nhân viên, chương trình…
Hỗ trợ quản lý phúc lợi
Thưởng chính là cách tốt để thúc đẩy nhân viên và tạo ra sự hài lòng trong quá trình công tác. Doanh nghiệp có nhiều hình thức thưởng khác nhau như: thưởng hoa hồng, thưởng năng lực, thưởng nóng, thưởng lễ tết… hay những hình thức thưởng hiện vật.
Việc quản lý chế độ phúc lợi là rất cần thiết để doanh nghiệp phân bổ tài chính và theo dõi sự thay đổi trong chính sách. Phần mềm HRM sẽ hỗ trợ nhà quản trị trong việc này.
XEM THÊM: FCL là gì? Hàng FCL và LCL là hàng gì? Phân biệt FCL và LCL
Hỗ trợ tuyển dụng trực tuyến
Tuyển dụng là công tác nền tảng của tất cả các tổ chức. Thu hút nhân tài sẽ giúp mở rộng nguồn nhân lực, hỗ trợ tăng trưởng cũng như tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Tuy vậy, doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc tuyển nhân sự chất lượng và quy trình tuyển quá nhiều công đoạn.
Các phần mềm với phân hệ tuyển dụng sẽ là nền tảng để các ứng viên và doanh nghiệp tương tác với nhau. Trong đó thì công nghệ AI sẽ giúp sàng lọc CV nhanh hơn, chuẩn hơn. Công nghệ tự động hóa giúp đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng, tránh nhập gửi email thủ công…
Hỗ trợ quản lý công và tính lương
Kỳ thanh toán lương được triển khai nhanh gọn, chính xác và đảm bảo trọn vẹn quyền lợi của tất cả nhân viên khi sử dụng phần mềm HRM. So với hình thức tính lương thủ công hay Excel thì phần mềm HRM là giải pháp tối ưu hơn hẳn trong việc tính lương. Công nghệ sẽ đơn giản hóa 90% tác vụ thủ công và mang lại 100% độ chính xác.
Như vậy bạn đã hiểu được phần mềm HRM là gì rồi đúng không nào? Thông qua các tính năng của phần mềm HRM thì công việc nhân sự sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể và tối ưu một cách tối đa. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác liên quan đến phần mềm này thì hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này nhé!
