SOP là gì? Tìm hiểu về quy trình thao tác chuẩn SOP

SOP là gì? Đây là hệ thống các quy chuẩn được xây dựng nhằm đảm bảo và quy trì chất lượng công việc, giúp hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi!

SOP là gì? SOP là viết tắt của từ gì? 

Trong tiếng Anh, SOP là viết tắt của cụm từ Standard operating procedure; mang nghĩa là quy trình thao tác chuẩn. Đây là hệ thống quy trình cụ thể được tạo ra nhằm duy trì chất lượng công việc và đạt hiệu quả tốt nhất. 

Bài viết tham khảo: Trap là gì? Trap boy, trap girl là như thế nào?

Vai trò của quy trình SOP là gì? 

SOP đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp bởi: 

• Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót xuất hiện khi làm việc; duy trì chất lượng công việc. 
• Tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. 
• Ổn định chất lượng sản phẩm do toàn bộ sản phẩm sẽ được hoàn thành đúng thời gian và đúng theo chất lượng đã được đề ra trước đó. 
• Với nhân viên mới, SOP được xem là phương pháp giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường và công việc tương lai của mình. 
• Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, SOP thể hiện sự chuyên nghiệp, mang đến sự  hài lòng tốt nhất cho khách hành. Nhờ đó, vị thế của doanh nghiệp được nâng cao và có sức cạnh tranh tốt hơn. 

Hiện nay, quy trình SOP được áp dụng trong nhiều công ty, tổ chức khác nhau. Căn cứ vào tiêu chuẩn này, quản lý có thể dễ dàng hướng dẫn nhân viên thực hiện và điều chỉnh phong cách làm việc của nhân viên cho phù hợp. Đặc biệt, SOP còn được coi là một trong các điều kiện để đánh giá năng lực của nhân viên và doanh nghiệp. 

Các bước thiết lập quy trình SOP hiệu quả

Bước 1: Lập danh sách các quy trình, hoạt động cần thiết trong doanh nghiệp. 

Bước 2: Lập kế hoạch cho SOP.

Bước 3: Trao đổi lại với nhân viên. 

Bước 4: Ghi chú và xem xét lại quá trình. 

Bước 5: Duy trì và thường xuyên cập nhật SOP. 

Yêu cầu của các vị trí để SOP được vận hành hiệu quả

Nhân viên

Là người trực tiếp thực hiện công việc ở bộ phận họ đảm nhận; vì vậy, nhân viên phải có trách nhiệm lắng nghe thông tin cấp trên hướng dẫn. Bên cạnh đó, họ cũng phải có ý thức tự giác làm việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 

Một nhân viên được đánh giá là tốt nếu có đầy đủ các biểu hiện như: 

• Có trách nhiệm. 
• Luôn hoàn thành tốt công việc được giao và đảm bảo theo đúng tiến độ. 
• Đưa ra những ý tưởng góp ý để nâng cao hiệu quả công việc. 

Nhân viên không phải là người đặt ra quy trình nên họ không thể tự ý sáng tạo hay thay đổi quy trình mà doanh nghiệp đã vận hành trước đó. Mọi ý kiến, bất cập trong quy trình cần được phản hồi với quản lý để quy trình được cải thiện tốt nhất. Hơn nữa, để xây dựng SOP hiệu quả, nhân viên cũng cần phải lắng nghe ý kiến đóng góp từ phía người tiêu dùng, khách hàng để nội dung quy trình được khách quan nhất. 

Người quản lý

Là người trực tiếp truyền đạt quy trình đến nhân viên nên người quản lý phải có kinh nghiệm, có kiến thức và nghiệp vụ cao. Đồng thời, quản lý luôn sẵn sàng lắng nghe ý kiến phải hồi từ cấp dưới; thường xuyên kiểm tra, rà soát, đưa ra điều chỉnh phù hợp nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc. 

Quy trình thao tác chuẩn SOP trong khách sạn

Tùy theo tính chất công việc của từng ngành nghề, lĩnh vực mà SOP có nội dung khác nhau. Đặc biệt trong cùng một lĩnh vực, mỗi đơn vị, tổ chức sẽ có quy trình SOP riêng thể hiện sự chuyên nghiệp và nổi bật của mình so với đối thủ cạnh tranh. 

Dưới đây là quy trình SOP điển hình tại một nhà hàng, mời các bạn cùng tham khảo: 

Vệ sinh

Nhân viên ở khu vực nào sẽ có trách nhiệm dọn vệ sinh sạch sẽ khu vực đó trước khi nhà hàng mở cửa.  

Setup bàn

• Kiểm tra cẩn thận bàn ghế về số lượng, chất lượng, vấn đề vệ sinh,… 
• Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết và đảm bảo các dụng cụ phải sạch, không có dấu vân tay,… 

Đón khách hàng

• Luôn phải mỉm cười thân thiện khi đón khách. 
• Giữ khoảng cách vừa phải khi giao tiếp với khách hàng. 

Đưa khách vào bàn

• Khi khách đến đủ, dẫn khách vào bàn hoặc vào vị trí mà khách đã đặt trước.
• Lưu ý: Cần đi trước để hướng dẫn đường đi cho khách và giữ khoảng cách với khách nhỏ hơn 1 mét. 

Kéo ghế cho khách

• Khi đến bàn, kéo ghế cho khách và luôn ưu tiên nữ giới trước. 
• Khi kéo ghế phải giữ bằng 2 tay, không tạo ra tiếng động lớn khi kéo ghế. 

Trải khăn ăn cho khách

• Xin phép khách hàng trước khi trải khăn. Ưu tiên trải khăn cho nữ giới hoặc những người quan trọng nhất. 

Đưa menu và order  

• Xin phép khách để order và đưa thực menu cho khách. Lưu ý: thực đơn đưa cho khách phải sạch và không bị rách. 
• Giới thiệu cho khách hàng những món ăn đặc biệt của ngày hôm đó hoặc giới thiệu thực đơn nếu khách hàng không có sự lựa chọn. 
• Tư vấn, giải thích nếu khách hàng có thắc mắc, băn khoăn về món ăn. 
• Kiểm tra lại các món order của khách lần cuối. Xin phép lấy lại menu và bảo khách hàng chờ đợi trong vài phút, món ăn sẽ được phục vụ. 
• Chuyển lệnh thanh toán đến quầy thu ngân. 

Phục vụ món ăn

• Xin phép phục vụ và nêu tên lần lượt các món ăn trước khi đặt xuống bàn.
• Mời khách dùng món và gửi lời chúc ngon miệng tới khách trước khi rời bàn. 

Trong quá trình khách dùng món

• Theo dõi và chăm sóc khách hàng trong quá trình dùng bữa. 
• Bổ sung thêm các món ăn/ đồ uống khi khách có yêu cầu. 

Dọn bàn

• Thu dọn tất cả đồ dùng, đồ ăn trên bàn. 
• Chuẩn bị và lên đồ tráng miệng nếu có. 

Cuối cùng, thanh toán cho khách hàng và tiễn khách. 

Tìm hiểu về  SOP trong một số lĩnh vực

Bên cạnh nhà hàng – khách sạn, SOP còn được ứng dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác như: 

SOP trong sản xuất có nghĩa là gì? 

Trong sản xuất, SOP được thiết kế nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ diễn ra đúng quy trình, đảm bảo chất lượng và hạn chế các sai sót. Đồng thời, nó còn giúp người lao động hình thành thói quen làm việc theo quy chuẩn; nâng cao hiệu quả lao động. 

SOP là gì trong nhà thuốc? 

Đây là quy trình trình bày thứ tự các thao tác hoạt động trong nhà thuốc. Nó thường bao gồm các quy trình như: bán thuốc không theo đơn, kiểm tra chất lượng thuốc, giải quyết khiếu nại,… 

SOP đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong nhà thuốc; được xem như một quy chuẩn để đảm bảo chất lượng và tạo sự tin tưởng cho người tiêu dùng.

SOP trong logistic là gì? 

Logistic là một chuỗi cung ứng liên quan đến hàng hóa, gồm có: đóng gói – vận chuyển – lưu kho – bảo quản – giao đến người tiêu thụ cuối cùng. Trong hoạt động logistic, SOP giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian và tiền bạc. 

Thông thường, quy trình SOP trong hoạt động logistics gồm có: 

• Dịch vụ khách hàng. 
• Dự báo về nhu cầu. 
• Thông tin phân phối. 
• Kiểm soát vấn đề lưu kho. 
• Vận chuyển nguyên – vật liệu. 
• Quản lý vấn đề đặt hàng. 
• Chọn địa điểm làm kho và nhà máy. 
• Gom hàng hóa, 
• Đóng gói và xếp dỡ hàng hóa. 
• Phân loại hàng hóa cụ thể.

Bài viết tham khảo: Bằng PhD là gì? Sự khác nhau giữa PhD Candidate & PhD Student

Với những thông tin chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ SOP là gì rồi phải không? Việc xây dựng quy trình thao tác chuẩn là công cụ hữu ích giúp mọi ngành nghề hoạt động khoa học và hiệu quả hơn!