KPI là gì? Chỉ số này được xem là nhân tố quan trọng khi định hướng chiến lược phát triển lâu dài trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Trong vài năm trở lại đây, KPI được áp dụng khá phổ biến tại Việt Nam nhưng chưa thực sự đem lại hiệu quả cao. Để có thể hiểu rõ về chỉ số này và cách xây dựng bảng đánh giá KPI hiệu quả, mời quý bạn đọc cũng theo dõi thông tin dưới đây của chúng tôi!
Contents
- KPI là gì?
- Vai trò của chỉ số KPI là gì?
- Phân loại KPI
- Quy trình xây dựng KPI
- Yêu cầu khi áp dụng
- Cách xây dựng KPI
- Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPI
- Bước 2: Xác định chức năng và nhiệm của từng bộ phận
- Bước 3: Xác định các vị trí chức năng và trách nhiệm cụ thể của từng vị trí
- Bước 5: Xây dựng điểm số cho các kết quả thu được
- Bước 6: Đo lường, tổng kết kết quả và điều chỉnh nếu cần thiết
- Điểm khác biệt giữa OKR và KPI là gì?
- Một số KPI mẫu
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Key Performance Indicators”, được hiểu là chỉ số hiệu suất, chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng, tỉ lệ,… Từ đó, phản ánh khách quan hiệu quả hoạt động của cá nhân, một bộ phận hay một tổ chức bất kỳ so với mục tiêu đề ra. Tùy thuộc vào từng phòng, ban, từng lĩnh vực sẽ có cách tính KPI khác nhau.
Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm tiền thì có thể đo lường KPI dựa trên sự tăng trưởng bán hàng, biên lợi nhuận hoặc chi phí vận hành. Ngược lại, nếu công ty muốn thu hút khách hàng mới bằng cách xây dựng thương hiệu mới thì có thể đo lường qua hệ thống KPI về giá trị và độ nhận diện thương hiệu.
Thông thường trong doanh nghiệp, KPI được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá sự thành công của họ đối với mục tiêu đề ra. KPI ở cấp độ cao sẽ tập trung chủ yếu vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPI ở cấp độ thấp được sử dụng trong hệ thống các phòng, ban để đánh giá hiệu suất công việc.
Bài viết tham khảo: Render là gì? Những phần mềm render tốt nhất hiện nay
Vai trò của chỉ số KPI là gì?
Về tổng quan, việc áp dụng KPI mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên. Cụ thể như sau:
Đối với doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.
- KPI đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên; giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách khách quan, minh bạch và chính xác. Từ đó, đề ra chế độ lương, thưởng phù hợp để giữ chân nhân viên giỏi. Đồng thời, đưa ra chế độ kỷ luật, biện pháp khắc phục phù hợp với những nhân viên không đạt yêu cầu công việc.
- Đảm bảo các mục tiêu trong doanh nghiệp được hoàn thành đúng thời hạn và đúng kỳ vọng.
Đối với nhân viên
- Có động lực để cố gắng hơn trong quá trình làm việc.
- Nắm vững được mức độ hoàn thành công việc so với những mục tiêu đề ra trước đó.
- Phát hiện ra những điểm yếu, điểm mạnh của bản thân để kịp thời cải thiện.
Phân loại KPI
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, từng bộ phận mà KPI ở các phòng ban là khác nhau. Tuy nhiên, tổng quan lại thì chúng được chia thành hai loại chính sau:
- KPI gắn liền với các mục tiêu mang tính chất chiến lược: Những mục tiêu chiến lược thường là market share, lợi nhuận,…. tác động trực tiếp đến các hoạt động trong doanh nghiệp. Ví dụ: Mục tiêu là phải đạt 15 tỷ/ tháng và 180 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
- KPI gắn liền với mục tiêu mang tính chất chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào để đạt được các chiến lược đề ra. Ví dụ, KPI yêu cầu mỗi tháng phải kéo được khoảng 20.000 nghìn traffic cho website. Tuy nhiên, dù kết quả này có đạt được chỉ tiêu thì không thể đảm bảo được doanh nghiệp vẫn đạt được doanh số. Vì vậy, KPI trong trường hợp này chỉ mang tính chất đo lường và phát triển hiệu quả cho các chiến thuật đó. Ví dụ: Khi traffic tăng => Nhiều người biết đến sản phẩm của doanh nghiệp => Tiếp cận với nhiều khách hàng hơn => Tăng khả năng bán hàng => Tăng doanh thu.
Quy trình xây dựng KPI
Yêu cầu khi áp dụng
KPI sẽ đạt hiệu quả cao nếu tuân thủ đầy đủ các tiêu chí SMART:
- S (Specific): Cụ thể
- M (Measurable): Có khả năng đo lường được.
- A (Achievable): Có thể đạt được.
- R (Realistics): Phù hợp với thực tế.
- T (Timbound): Có thời gian cụ thể.
SMART đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi thiết lập các mục tiêu. Vì vậy, khi xây dựng, dù là marketing KPI, KPI cho nhân viên kỹ thuật, kinh doanh hay bất kỳ lĩnh vực nào.
Cách xây dựng KPI
Mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều có cách triển khai KPI khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xây dựng như sau:
Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPI
Người xây dựng KPI thường là nhà quản lý, các trưởng bộ phận, trưởng phòng ban. Họ là những người có trình độ chuyên môn cao; hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu và nhiệm vụ của các vị trí chức danh trong bộ phận đó.
Sau khi xây dựng khung các chỉ số đánh giá cốt yếu, để đảm bảo tính thống nhất và khả thi, cần phải có sự góp ý và thẩm định của các bộ phận hoặc cá nhân liên quan.
Bước 2: Xác định chức năng và nhiệm của từng bộ phận
KPI xây dựng cần phải thể hiện, gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, từng phòng, ban hay từng dự án.
Bước 3: Xác định các vị trí chức năng và trách nhiệm cụ thể của từng vị trí
Bước này sẽ mô tả chi tiết công việc cụ thể của từng cá nhân trong nhóm. Trong đó, trách nhiệm của từng vị trí chức danh cần được nêu một cách cụ thể, rõ ràng và có tính khả thi.
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu
- Chỉ số của bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Chỉ số cá nhân: Xây dựng theo yêu cầu của tiêu chí SMART nêu trên.
- Xây dựng kỳ để đánh giá từng chỉ số cụ thể.
Bước 5: Xây dựng điểm số cho các kết quả thu được
Tương ứng với mỗi chỉ số sẽ có các mức độ điểm số khác nhau tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân.
Bước 6: Đo lường, tổng kết kết quả và điều chỉnh nếu cần thiết
Dựa trên cơ khung điểm, người quản lý sẽ tổng kết mức điểm, đưa ra kết luận đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết.
Điểm khác biệt giữa OKR và KPI là gì?
Đây là hai chỉ số quan trọng được sử dụng trong bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Dưới đây là một số điểm khác biệt của KPI và OKR:
| OKR | KPI | |
| Bản chất | OKR là viết tắt của cụm từ “Objective Key Result”, có nghĩa là kết quả và các mục tiêu then chốt. Hiểu đơn giản hơn, OKR là phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể và đặc biệt, mục tiêu đó sẽ được đo lường qua những kết quả then chốt. | KPI là chỉ số đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên. Nó được thể hiện qua các số liệu, chỉ tiêu cụ thể và được thiết kế chi tiết nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. |
| Số lượng | Chỉ tập trung chủ yếu vào các trọng điểm. Thông thường, doanh nghiệp chỉ đưa ra một số mục tiêu quan trọng nhất để chinh phục. | Có thể có rất nhiều. Điều này có thể dẫn đến sự phân tán nguồn lực và làm giảm hiệu quả hoạt động. |
| Cơ chế | Hoạt động theo cơ chế hợp tác. Các phòng, ban, nhân viên tự đặt mục tiêu sau đó mới được liên kết, căn chỉnh lại để cùng hướng vào mục tiêu chung. | Vận hành theo cơ chế mệnh lệnh. |
Một số KPI mẫu
Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh
Xây dựng KPI cho nhân viên kỹ thuật
Mẫu KPI cho phòng hành chính – nhân sự
Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên chăm sóc khách hàng
Bài viết tham khảo: Swot là gì? các kiến thức liên quan về ma trận Swot Analysis
Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên phần nào sẽ giúp đọc hiểu rõ chỉ tiêu KPI là gì và cách xây dựng KPI hiệu quả. Nếu bạn có thắc mắc hay góp ý gì về bài viết, hãy để lại bình luận bên dưới cho chúng tôi biết nhé!
